Zarządzanie logistyką w hipermarkecie internetowym - wdrożenie systemu SOFTLAB SQL w Agito SA
Charakterystyka Agito SA
Agito SA jest największym w Polsce internetowym hipermarketem elektronicznym założonym w 2002 roku. W ofercie sklepu znajduje się sprzęt RTV-AGD, komputery i akcesoria, oprogramowanie, telefony GSM oraz sprzęt fotograficzny. Ze względu na dynamiczny wzrost ilości zamówień (o ponad 300% w ciągu dwóch lat wzrosła liczba klientów), szybkie poszerzanie się oferowanego asortymentu, wysokie obroty (120 mln w 2007 roku) spółka zwróciła uwagę na potrzebę usprawnienia procesów zakupów i sprzedaży towarów.
Potrzeby spółki
Przy założeniach wielokrotnego wzrostu liczby transakcji sprzedaży, Agito SA wymagało systemu skalowalnego i elastycznego, dającego możliwości dalszej rozbudowy wraz ze zwiększającymi się potrzebami biznesu. System musiał umożliwiać pełną obsługę procesów back-office w Agito, dawać możliwość tworzenia własnych rozwiązań dobrze dopasowanych do specyfiki firmy oraz zapewniać najwyższą ergonomię pracy. Niezbędne było również, by dostawca oprogramowania posiadał doświadczenie w zakresie aplikacji wspierających zarządzanie logistyką i magazynem wysokiego składowania.
W zakresie procesów logistycznych firma wymagała oprogramowania zwiększającego efektywność zarządzania łańcuchem dostaw (np. wybór dostawców wg kryteriów dostępności towaru lub ceny), optymalizującego zarządzanie pracą magazynu wysokiego składowania (np. wprowadzenie kompletacji wielozadaniowej - kompletacja wielu zamówień przez jedną osobą, optymalizacja trasy w magazynie, wskazywanie towarów do pobrania i kontrola przez system), umożliwiającego wymianę informacji ze sklepem internetowym, generowanie zaawansowanych raportów i analiz.
- Procesy logistyczne i handlowe w sklepie internetowym różnią się znacząco od procesów w tradycyjnych firmach handlowych. Dlatego potrzebowaliśmy doświadczonego i elastycznego partnera, który w ramach systemu ERP stworzy zaawansowane rozwiązania zgodne z naszą strategią. Stąd wybór programu SOFTLAB SQL firmy Asseco Business Solutions – mówi Tomasz Sypuła, prezes zarządu Agito SA.
Wdrożenie systemu SOFTLAB SQL
Jasno sprecyzowane cele biznesowe Agito SA pozwoliły na sprawne przejście od procesu analizy do budowy rozwiązania. W pierwszej fazie najważniejsze było szybkie zastąpienie starego ERP nowym systemem, który mógłby natychmiast przejąć obsługę wciąż zwiększającej się liczby klientów oraz obsługę magazynu wysokiego składowania. Krytycznym wymaganiem firmy było utrzymanie wysokiej wiarygodności przez realizację wszystkich zleconych zamówień, stąd największego zaangażowania wymagały moduły sprzedaży i zakupów. Kluczowe było wprowadzenie jak największej automatyzacji procesu realizacji zamówienia. System śledzi, kontroluje i koordynuje proces pozyskiwania ofert na zakup i zamawiania towaru u dostawcy, nadzoruje drogę towaru do magazynu, rozładunek i kompletację oraz przesyłkę do końcowego odbiorcy. Zautomatyzowana jest również alokacja towaru w dostawach pod zamówienia Klientów, dzięki czemu Agito w pełni kontroluje proces realizacji zamówień i szybko reagować na potencjalne zagrożenia.
Kolejnym ważnym obszarem objętym wdrożeniem był magazyn wysokiego składowania, w którym wdrożone zostały rozwiązania optymalizujące operacje magazynowe, usprawniające procesy kompletacji i kontroli zamówień oraz wspierające zarządzanie personelem i ułatwiające monitorowanie prac. Wdrożone zostały rozwiązania mobilne z zastosowaniem technik automatycznej identyfikacji.
Pierwszy etap wdrożenia, obejmujący aplikacje do realizacji zamówień, zarządzania magazynem wysokiego składowania i dokonywania zakupów zakończył się na początku 2008 roku. Następnie trwały prace nad implementacją modułów: logistyczno-sprzedażowego oraz finansowo—księgowego a także modułu obsługi zgłoszeń serwisowych. Na szczególną uwagę zasługuje wdrożenie modułu obsługi klienta i aktualizatorów cenowych. Pierwsza funkcjonalność, dzięki zintegrowaniu w jednym miejscu alertów biznesowych i wszystkich informacji o procesie realizacji zamówień, jest podstawowym pulpitem pracy dla pracownika biura obsługi klienta. Druga – nawet kilka razy dziennie – wczytuje cenniki zakupowe od dostawców (do 300 tys. pozycji dziennie), dokonuje analizy obecnej ceny i proponuje ewentualne zmiany, dzięki czemu firma ma gwarancję stałego utrzymania rentowności sprzedaży przy konkurencyjnych cenach.
W chwili obecnej SOFTLAB SQL obsługuje już wszystkie wymienione procesy, a całe wdrożenie znajduje się w fazie stabilizacji.
- Środowisko informatyczne Agito SA obejmuje dwie grupy systemów: front office (czyli sklep internetowy, gdzie użytkownicy składają zamówienia i zarządzają swoimi kontami) oraz back office, za który – wraz z gromadzeniem i archiwizacją danych użytkowników - odpowiada system SOFTLAB SQL. Obecnie trwają prace nad rozszerzeniem mechanizmów elektronicznej wymiany informacji z dostawcami oraz przystosowaniem konfiguracji systemu do nowych modeli logistycznych – mówi Cezary Maciejewski, Wiceprezes Asseco Business Solutions, zarządzający Pionem Biznesowym Softlab.
Korzyści z wdrożenia systemu ERP
System SOFTLAB SQL umożliwił wprowadzenie elektronicznej wymiany danych i automatyzację przetwarzania informacji, co minimalizuje błędy ludzkie, zmniejsza koszty obsługi i skraca cykl sprzedaży.
- Dostępne elastyczne narzędzia biznesowe umożliwiają zmianę funkcji biznesowych systemu według potrzeb klienta. Istotne jest także to, że system jest skalowalny – Agito jest hipermarketem internetowym, zarządzanym – w porównaniu do jego tradycyjnych odpowiedników – przez bardzo niewielką grupę ludzi. System umożliwia sprawną obsługę teraz oraz wprowadzenie planów rozwojowych w przyszłości bez konieczności zwiększania liczby stanowisk. Z punktu widzenia technologicznego, klient ma pewność ciągłego i bezpiecznego działania i rozwoju systemu – dodaje Cezary Maciejewski.
Ale SOFTLAB SQL to przede wszystkim skrócenie czasu realizacji zamówień dla klientów. Wdrożony system zwiększa ilość obsługiwanych zamówień, generuje lepszą informację o dostępności produktów, usprawnia politykę cenową, optymalizuje zarządzanie personelem, skraca czas obsługi reklamacji i umożliwia rozszerzenie sprzedawanego asortymentu.
- Agito bez dobrego systemu wspomagającego zarządzanie nie byłoby w stanie sprostać swojej rosnącej popularności. Nie moglibyśmy zrealizować wszystkich zamówień, zwłaszcza tych sezonowych, związanych na przykład ze świątecznym szczytem. Wdrożenie systemu ERP umożliwia nam elastyczne zarządzanie firmą i zamówieniami, umacnianie reputacji spółki, jako solidnego i wywiązującego się ze swoich zobowiązań partnera oraz rozwój w kierunku zdobycia pozycji internetowego lidera rynku – kończy Tomasz Sypuła.
Asseco Business Solutions SA (Asseco BS) dostarcza nowoczesne rozwiązania informatyczne dla przedsiębiorstw. Kompleksowa oferta firmy obejmuje gotowe programy dla małych spółek marki Asseco WAPRO, indywidualnie dostosowywane systemy ERP Asseco SAFO i Asseco SOFTLAB, system do zarządzania kapitałem ludzkim marki Asseco KOMA, rozwiązania SFA i FFA oraz faktoringowe marki Asseco EBI a także usługi outsourcingu IT oraz konsultingu informatycznego. Asseco Business Solutions posiada swoje biura w 11 miastach Polski oraz sieć ponad 500 Partnerów Handlowych na terenie całego kraju. Partnerami technologicznymi i biznesowymi Asseco BS są największe światowe koncerny, m.in.: Oracle, Microsoft, HP, IBM. Asseco Business Solutions jest notowane na warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych. Spółka należy również do Grupy Kapitałowej Asseco, będącej jednym z największych dostawców oprogramowania własnego w Europie Środkowo-Wschodniej.
Więcej informacji o firmie i ofercie: www.assecobs.pl
Kontakt
Asseco Business Solutions S.A. Oddział w Warszawie
ul. Jana Olbrachta 94, 01-102 Warszawa
tel. 22 533 23 45, e-mail: info.softlab@assecobs.pl