Standardowe moduły EBI Mobile

System EBI Mobile Preselling składa się z wyspecjalizowanych modułów, z których każdy spełnia określone funkcje, umożliwiające efektywną pracę przedstawicieli handlowych. Oto niektóre z nich:

Klienci - służy do gromadzenia i przechowywania szczegółowych informacji na temat współpracujących z firmą klientów. Źródłem tych danych może być system transakcyjny firmy lub użytkownik wprowadzający informacje do systemu.

Trasówka - służy do planowania wizyt - pracy przedstawiciela handlowego. Zakres zadań realizowanych przez przedstawiciela handlowego zależny jest od planu tworzonego przez centralę. Stopień restrykcyjności określa klient w trakcie prowadzonych prac analitycznych, przenosząc na system swoje standardy firmowe. Możliwe jest bądź narzucenie określonego kształtu trasówki, bądź też zatwierdzenie propozycji przedstawiciela handlowego. Podstawowym założeniem modułu jest optymalizacja trasówki pod kątem ilości (standardy w zakresie średniej liczby wizyt dziennie) oraz jakości (wartość ekonomiczna danego klienta).

Wizyta - służy przedstawicielowi handlowemu do ewidencjonowania danych pozyskiwanych w trakcie wizyty u klienta lub do informowania o swojej nieobecności. Przedstawiciel handlowy ewidencjonuje w „Wizycie” dwie zasadnicze kategorie danych: dane sprzedażowe (m.in. zamówienia i akcje promocyjne) oraz dane okołosprzedażowe (dotyczące działań merchandisingowych). Zadania okołosprzedażowe (np. monitoring cen, ewidencja materiałów promocyjnych i udziału poszczególnych SKU na półce) oraz określanie parametrów akcji promocyjnych odbywa się na poziomie systemu centralnego, zgodnie z założeniami odpowiednich działów (np. działu marketingu). Zadania te mogą dotyczyć wybranych klientów, kanałów dystrybucyjnych bądź regionów. Centrala może też określić stopień restrykcyjności systemu, tzn. ilość zadań, które przedstawiciel handlowy będzie musiał wykonać lub wytłumaczyć się z ich niewykonania. O ile ewidencja zamówień powinna odbywać się systematycznie (przy każdej kolejnej wizycie), o tyle danych okołosprzedażowe mogą być ewidencjonowane okresowo (według harmonogramu zdefiniowanego przez centralę).

Ankieta - odpowiada za gromadzenie danych, które wspomagają podejmowanie strategicznych decyzji przez kadrę zarządzającą przedsiębiorstwa. Przy wykorzystaniu licznego zespołu pracowników operującego na terenie całego kraju, możliwe jest ewidencjonowanie i przetwarzanie informacji na dowolnie wybrany temat, w tym na temat działań konkurencji. Możliwe jest też weryfikowanie skuteczności wprowadzania standardów np. w zakresie ekspozycji. Ankiety są definiowane na w warstwie administracyjnej systemu, a następnie dystrybuowane według wybranego klucza (np. na określony kanał dystrybucyjny, na sklepy określonej wielkości, na wybrane pojedyncze sklepy, na określony region, czy też na określonych pracowników) do części mobilnej systemu.

Akcje Promocyjne - umożliwia precyzyjne konstruowanie akcji promocyjnych w oparciu o wytyczne działów marketingu i finansów. Centrala firmy może (w powiązaniu z modułem „Ankiety”) przetestować skuteczność akcji promocyjnej przed uruchomieniem kampanii ogólnokrajowej oraz uzyskać ogromne oszczędności dzięki ewidencji i kontroli materiałów promocyjnych. System umożliwia definiowanie różnych typów akcji promocyjnych oraz pozwala też na rozliczanie wymian lub przecen dokonywanych w związku z utrzymywaniem standardów jakościowych asortymentu.

Koszty - umożliwia ewidencjonowanie pozycji kosztowych, generowanych przez przedstawicieli handlowych. Koszty rejestrowane mogą być według grup (np. samochód, zakwaterowanie, wydatki reprezentacyjne, koszty biurowe) oraz kategorii (np. w przypadku samochodu będą to paliwo, parking, przeglądy, czy myjnia). Dostępne są również dane dotyczące dokumentu kosztowego: data wystawienia, numer oraz forma płatności. Podsumowanie kosztów jest dostępne na urządzeniu mobilnym oraz z poziomu przełożonych przedstawiciela handlowego. Dane zawarte w tym module mogą być wykorzystane do tworzenia raportów porównujących efektywność z kosztami poszczególnych pracowników. Przyczynia się to do zwiększenia dyscypliny wśród przedstawicieli handlowych i do lepszej kontroli wydatków, które w efekcie zmniejszają się nawet o kilkanaście lub kilkadziesiąt procent.

Nieobecności - każdy przedstawiciel handlowy zobligowany jest do odnotowywania w specjalnie opracowanym arkuszu wszystkich planowanych, jak również „losowych” absencji. Informacje o nich są następnie przekazywane do właściwego przełożonego. Takie rozwiązanie zdecydowanie ułatwia zarządzanie posiadanymi zasobami ludzkimi, w tym planowanie zastępstw i kontrolę pracy. Po zgłoszeniu nieobecności przez przedstawiciela handlowego, menedżer regionalny pracujący w aplikacji centralnej systemu EBI Mobile otrzymuje bezpośrednią informację na ten temat, łącznie z danymi o historii zamówień wszystkich klientów, których danego dnia planował odwiedzić przedstawiciel handlowy. Analiza sytuacji pozwala mu określić na ile poszczególni klienci stanowią wartość dla firmy oraz zdefiniować zastępstwo. Moduł „Nieobecności” pozwala wyeliminować zagrożenie związane z ewentualną utratą zamówienia od strategicznego klienta.

Raporty - tu przedstawiciel handlowy może śledzić poziom realizacji indywidualnie zdefiniowanego planu sprzedaży oraz dowiedzieć się na jakim etapie współpracy z firmą aktualnie się znajduje. Dzięki temu może lepiej zarządzać swoim czasem, co ma olbrzymie znaczenie dla poniesienia efektywności jego działań. „Raporty” umożliwiają ponadto dokonywanie zestawień według zakresu czasowego, określonych grup produktów, kategorii klientów oraz jednostek, w których podawana jest sprzedaż (wartościowo lub ilościowo). W ramach generowanych raportów, użytkownicy mają możliwość sortowania danych.