Struktura EBI Faktor

W skład EBI Faktor wchodzą dwa podsystemy:

• Faktor - program główny, pełniący rolę centrum operacyjnego

• Internet Faktor - aplikacja instalowana bezpośrednio u faktoranta, zapewniająca wymianę informacji i automatyzująca proces wykupu wierzytelności

Faktor

Program Faktor jest centralnym miejscem całego systemu faktoringowego EBI Faktor. Jest wykorzystywany przez użytkowników do bieżącej obsługi systemu - wprowadzania i rozliczania transakcji faktoringowych oraz przeglądania raportów. Wszystkie funkcje programu Faktor są przyporządkowane do specjalnych modułów, takich jak:

Administracja. Moduł ten umożliwia zarządzanie użytkownikami, nadawanie uprawnień, zarządzanie stawkami bazowymi, stawkami VAT oraz kursami walutowymi (co umożliwia prowadzenie rozliczeń w dowolnej walucie). Umożliwia także definiowanie opłat dodatkowych - zarówno jednorazowych, aktywowanych danym wydarzeniem, jak i okresowych, naliczanych automatycznie w zdefiniowanych okresach.

Umowy. Umożliwia zarządzanie bazą klientów oraz zawartymi z nimi umowami. Zdefiniowanie kilkudziesięciu parametrów umowy faktoringowej pozwala na odzwierciedlenie w systemie bardzo szczegółowych ustaleń zawartych pomiędzy stronami, co zapewnia elastyczność oferowanych usług. Dla każdej umowy jest możliwe zdefiniowanie ponad 30 parametrów, a w tym: rodzajów faktoringu, odsetek, waluty, formy zaliczkowania, limitów i szczegółowych warunków dla poszczególnych kontrahentów.

Wykup wierzytelności i regres. Moduł ten jest odpowiedzialny za naliczanie opłat i rozliczanie transakcji faktoringowych. Umożliwia elastyczne zarządzanie wierzytelnością: kwotą, terminem płatności, czy indywidualnymi stawkami prowizji. Możliwe jest pełne zarządzanie regresem oraz automatyczny wykup wierzytelności dla hurtowych ilości faktur (z systemem filtrów odrzucających faktury nie spełniające zadanych kryteriów).

Spłaty. Moduł ten obsługuje zarządzanie spłatami (wartościami wierzytelności, odsetkami kontrahenta i faktoranta, wezwaniami do zapłaty, fakturami własnymi, wartościami do zwrotu). Zapewnia możliwość kompensowania wzajemnych wierzytelności oraz automatycznego rozliczania naliczonych odsetek (zatrzymania lub potrącenia z funduszu gwarancyjnego). Moduł umożliwia wykonywanie spłat pojedynczych lub grupowych.

Pośrednik. Umożliwia sprzedaż usług poprzez pośredników, zarządzanie umowami i naliczanie wynagrodzeń. Za jego pośrednictwem można zawierać i rozliczać transakcje z klientami pozyskanymi poprzez pośredników, z jednoczesnym podziałem przychodów.

Obsługa. Moduł ten jest odpowiedzialny za realizację i monitoring sprzedaży usług faktora tzn. wystawianie faktur własnych, wezwań, zawiadomień, not odsetkowych oraz zmian niektórych ustaleń zawartych w umowie faktoringowej. Moduł generuje zawiadomienia dla Klientów i wezwania do zapłaty, umożliwia umarzanie wierzytelności.

Wymiana danych. Moduł ten umożliwia integrację i wymianę informacji z systemami zewnętrznymi, które standardowo funkcjonują u faktoranta np. (system typu HomeBanking lub finansowo-księgowy).

Raporty. W module tym zawarte są raporty wspomagające proces zarządzania strukturą wierzytelności. Umożliwiają one bieżące śledzenie stanu zaangażowania firmy - zarówno w przypadku pojedynczego klienta, określonego sektora, jak i całości klientów.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Internet Faktor

W program Internet Faktor wyposażeni są poszczególni klienci firmy faktoringowej. Umożliwia im on wprowadzanie danych, dokonywanie analiz na informacjach uzyskanych z systemu faktor oraz importowanie faktur z systemu sprzedażowego lub finansowo-księgowego.

Komunikacja na linii faktor - faktorant realizowana jest w oparciu o mechanizm replikacji, dzięki któremu klient może aktualizować swoje dane w dowolnym momencie. Dzięki temu, aplikacja Internet Faktor nie wymaga stałego podłączenia do głównej bazy systemu.

Nadejście przesyłki od faktoranta jest poprzedzane komunikatem w formie SMS lub e-mail. Kolejnym etapem jest weryfikacja "paczki" faktur. Na tym etapie, nowo otrzymane faktury mogą zostać odrzucone, przesunięte do oczekujących lub zatwierdzone. Nadanie fakturze statusu zatwierdzonej jest równoznaczne z jej wykupieniem i wprowadzeniem do systemu faktor.

Oprócz wysyłki faktur, faktorant ma możliwość uzyskania informacji o stanie wzajemnych rozliczeń przy pomocy ośmiu rodzajów raportów udostępnianym przez aplikację.

Ze względu na wagę przesyłanych informacji oraz fakt wykorzystywania do komunikacji np. publicznej sieci Internet, konieczne jest zastosowanie odpowiednich środków szyfrujących. Jest to realizowane dwuetapowo: poprzez proces autentykacji użytkownika oraz kodowania przesyłanych danych.