Kramel - system ERP i rozwiązania mobilne wspierają dystrybucję artykułów spożywczych

Firma Kramel Sp. z o.o. istnieje na rynku od 1989 roku, specjalizuje się w handlu oraz dystrybucji żywności i parafarmaceutyków. Biura, magazyn i sklep detaliczny firmy Kramel zlokalizowane są w Piotrkowie Trybunalskim. Współpraca z największymi polskimi producentami oraz przedstawicielami firm zagranicznych, dynamika rozwoju, zastosowanie nowoczesnego podejścia do klienta oraz szeroki asortyment oferowanych parafarmaceutyków i żywności o długim terminie przydatności zaowocowały zdobyciem przez Kramel pozycji lidera na rynku dystrybutorów.

W 2004 roku firma dołączyła do Grupy MPT będącej jednym z największych w Polsce dystrybutorów najbardziej znanych marek spożywczych. W 2007 roku Kramel znalazł się na liście najdynamiczniej rozwijających się firm z branży handlowej - Gepardów Biznesu. W tym samym roku Kramel przejął firmę Profitus wraz z jej siecią sprzedaży i obsługiwanymi Klientami. Obecnie zasięg działania spółki Kramel obejmuje ponad 85% powierzchni Polski a obroty przekraczają 170 mln złotych rocznie.

Problem
Dynamiczny rozwój firmy powodował wzrost wymagań odnośnie stabilności, bezpieczeństwa i szybkości przetwarzania danych. Rosnące wymagania dotyczące obsługi licznych przedstawicieli handlowych będących podstawowym kanałem sprzedaży, problemy związane z wymianą, integracją i kontrolą danych w użytkowanym dotychczas systemie spowodowały, że w trosce o dalszy rozwój firmy zarząd Kramel w 2003 roku zdecydował się na wymianę systemu IT.

Wyzwanie

W wymaganiach zdefiniowanych dla nowego systemu szczególny nacisk został położony na eliminację problemów związanych z konsolidacją danych z wielu źródeł oraz zachowaniem ich spójności. Preferowanym rozwiązaniem był zintegrowany system zarządzania dla centrali i przedstawicieli handlowych, oparty o stabilną, wydajną i bezpieczną platformę systemową, zapewniającą możliwość dalszego rozwoju aplikacji.

Zarząd firmy Kramel zdecydował, iż najbardziej racjonalne dla firmy będzie wdrożenie Asseco Softlab ERP, zintegrowanego systemu klasy ERP opartego na bazie Microsoft SQL Server. Jednym z najistotniejszych elementów wdrażanego oprogramowania było rozwiązanie mobilne dla handlowców – Asystent Sprzedawcy, wspierające podstawowy kanał sprzedaży Kramela – preselerów i vansellerów.

„Poszukiwaliśmy oprogramowania, które umożliwiłoby obsługę najważniejszych procesów w naszej firmie, zapewniło szybkość i bezpieczeństwo dostępu do informacji oraz najlepsze perspektywy rozwoju, przy jednoczesnej prostocie obsługi - zarówno w centrali jak i dla handlowców w terenie. Istotne również było, by wdrożenie w jak najmniejszym stopniu zakłóciło bieżącą działalność firmy” – wspomina Dariusz Melon – Prezes Zarządu firmy Kramel.

Wdrożone rozwiąznia mobilne
Asystent Sprzedawcy jest rozwiązaniem wspomagającym prace handlowców w terenie, przeznaczonym między innymi na urządzenia iPAQ PocketPC.

Podstawowym trybem działania aplikacji Asseco Softlab ERP – Asystent Sprzedawcy jest tryb off-line. Przykładowo wprowadzanie zamówień odbywa się bezpołączeniowo, natomiast do sprawdzenia stanu rezerwacji niezbędny już jest kontakt z firmową bazą danych. Komunikację z centralną bazą danych poprzez protokół GPRS (możliwe jest również podłączenie urządzenia przenośnego bezpośrednio do sieci za pomocą stacji dokującej) odbywa się pod nadzorem własnego mechanizmu Replikatora. Wykonywana jest replikacja pojedynczego zamówienia, które przetwarzane jest na głównym serwerze. Po przetworzeniu wysyłana jest odpowiedź do urządzenia przenośnego i dalsza obsługa zamówienia odbywa się w trybie off-line. Wszystkie tabele (np. kartoteka materiałowa i stany magazynowe czy lista klientów) mogą być aktualizowane na życzenie.

Asystent Sprzedawcy wyposażony jest w mechanizmy zabezpieczające na wypadek utraty łączności w czasie wymiany danych, pozwalające na pobranie tylko tabel, które nie zostały w pełni przesłane. Wszystkie sesje replikacji są rejestrowane na serwerze.

Po stronie centralnego serwera baz danych Microsoft SQL Server znajdują się mechanizmy konfiguracji i definicje logiki biznesowej. „Staramy się jak najmniej kodu umieszczać w części działającej na urządzeniu mobilnym. Ciężar przetwarzania danych spoczywa w większości na systemie centralnym.” - mówią programiści firmy Asseco Business Solutions S.A.

Zarówno zmiana w definicji logiki biznesowej dla urządzenia przenośnego, jak i modyfikacja informacji w tabelach konfiguracyjnych oraz plikach definicyjnych, powoduje przy każdym uruchomieniu kontrolę i automatyczne pobranie i zainstalowanie aktualnej wersji oprogramowania, co daje gwarancję korzystania przez wszystkich handlowców w firmie zawsze z tej samej wersji programu i ułatwia administrowanie aplikacją.

Główne zadania systemu
Głównym zadaniem rozwiązania mobilnego jest umożliwienie handlowcom prostej i niezawodnej, zdalnej wymiany danych z serwerem obsługującym przedsiębiorstwo. Handlowcy dysponują zawsze aktualnymi informacjami, niezależnie od miejsca, w którym się znajdują, a dane zarejestrowane przez handlowców są natychmiast dostępne w centralnej bazie danych.

Funkcje Asystenta Sprzedawcy obejmują m.in. przeglądanie i aktualizację kartoteki kontrahentów oraz kontaktów, kontrolę sald klientów z dokładnością do poszczególnych faktur i zapłat oraz możliwość rejestracji wpłat gotówkowych za pomocą mechanizmu wspomagania rozliczania rozrachunków, dostęp do cenników, sprawdzanie stanów kartotek towarowych i stanu realizacji wcześniej złożonych zamówień.

Najistotniejszą z punktu widzenia firmy Kramel funkcją jest możliwość rejestracji zamówień klienta i wystawiania faktur przy wykorzystaniu przechowywanych w bazie podręcznej informacji o kartotekach, stanach towarowych i warunkach handlowych dla danego klienta, z automatyczną kontrolą zdefiniowanych warunków (udzielane rabaty, terminy płatności, saldo kredytowe klienta).

Korzyści biznesowe
Zdalny dostęp do danych i praca w trybie off-line, z możliwością prostej aktualizacji wykorzystywanych informacji, umożliwia lepsze wykorzystanie potencjału przedstawicieli handlowych i szybszy dostęp do informacji. Automatyzacja przenoszenia danych ogranicza ilość wydruków i eliminuje pomyłki przy wprowadzaniu danych. Rozwiązanie mobilne jest w firmie Kramel podstawowym narzędziem pracy przedstawicieli w terenie oraz istotnym elementem w zarządzaniu łańcuchem logistycznym.

Nowoczesna struktura aplikacji i zastosowana technologia umożliwia proste modyfikacje i rozszerzanie zarówno funkcjonalności, jak i strony wizualnej aplikacji, w zależności od potrzeb biznesowych, również samodzielnie przez administratora firmy Kramel.

„Szybsza i dokładniejsza realizacja zamówień oraz sprawniejsza windykacja należności już od pierwszego momentu używania mobilnego Asystenta Sprzedawcy jest tym, co upewnia nas, że wybór tego właśnie oprogramowania był słuszny.” - podsumowuje wdrożenie Dariusz Melon.

Aktualnie w firmie Kramel z rozwiązania mobilnego Asseco Business Solutions korzysta około 300 przedstawicieli handlowych.