Publicat - wdrożenie w branży wydawniczej

Firma rozpoczęła swoją działalność w 1990 roku pod nazwą Podsiedlik-Raniowski i Spółka. Na początku specjalizowała się w książkach dla dzieci, stopniowo poszerzając ofertę o tytuły popularnonaukowe, poradnikowe i beletrystykę. Nazwę PUBLICAT S.A przyjęto we wrześniu 2004 roku, w związku z planowanym dynamicznym poszerzaniem oferty. Zgodnie z założonym kierunkiem rozwoju, w tymże 2004 roku w skład grupy PUBLICAT weszło wrocławskie Wydawnictwo Dolnośląskie. W roku 2005 dołączyło do nich katowickie Wydawnictwo Książnica. W roku 2006 wydzielono program książek dla dzieci, który został objęty nazwą Papilon. W roku 2007 częścią grupy stała się warszawska Elipsa.

• W skład grupy PUBLICAT wchodzą wydawnictwa:
• Papilon – książki dla dzieci
• Publicat – poradniki, książki popularnonaukowe
• Elipsa – albumy (popularnonaukowe, krajoznawcze)
• Wydawnictwo Dolnośląskie – beletrystyka
• Wydawnictwo Książnica – literatura kobieca i beletrystyka

Książki a informatyka
W związku z dynamicznym rozwojem i rosnącymi potrzebami firma Publicat S.A. zdecydowała się na zmianę użytkowanego od lat oprogramowania Asseco Business Solutions na jego najnowszą wersję oraz rozwój funkcjonalny systemu. Najistotniejsza była integracja całości działania firmy w jednym systemie ERP oraz zapewnienie możliwości przetwarzania i analizowania lawinowo rosnącej ilości informacji.

„Od wielu lat współpracowaliśmy z firmą Asseco Business Solutions pracując na jej oprogramowaniu i znając jej doświadczenie we wdrożeniach w branży wydawniczej i księgarskiej. Proponowany system umożliwiał nie tylko zaspokojenie wszystkich naszych potrzeb, lecz również dawał możliwość dalszego rozwoju naszej firmy wraz ze zmianami na rynku.” – powiedział Jarosław Mielnik - Prezes firmy Publicat.

Zarządzanie projektami wydawniczymi
Najistotniejszym z punktu widzenia działalności wydawnictwa Publicat elementem systemu był moduł zarządzania projektami wydawniczymi, który umożliwił lepszą kontrolę i zarządzanie projektami oraz ułatwił kontrolę kosztów.

Moduł w prosty sposób pozwala na weryfikację poziomu zaawansowania prac w konkretnym projekcie i kontrolę terminów ukończenia poszczególnych etapów. Ewidencja zawiera zarówno projekty aktualnie wykonywane, jak również planowane oraz historyczne. Moduł umożliwia automatyczną generację nowych projektów, co pozwala na grupowanie książek z uwzględnieniem serii wydawniczych, nowych wydań i dodruków. Moduł pozwala również na ewidencję parametrów technicznych, opisów, autorów, rynków itp. System statusów ułatwia kontrolę stanu zaawansowania projektu.

Do projektu dołączony jest planowany harmonogram pracy wraz z przypisaniem zadań dla pracowników i wynikającym z niego automatycznie wyliczanym planowanym kosztem wynagrodzeń. System umożliwia prezentację graficzną harmonogramu w różnych układach: etapy projektu wg następstw czasu, wg obciążenia pracownika oraz obciążenia samego projektu.

Umowy i naliczanie tantiem
System umożliwia rejestrację umów wydawniczych i aneksów wraz z wszystkimi niezbędnymi danymi. Pozwala to na usprawnienie rozliczeń z kontrahentami oraz ułatwia ewidencjonowanie wartości niematerialnych i prawnych. Ułatwia również przygotowywanie raportów okresowych oraz kontrolę terminów wydań i ważności licencji pozwalając na znaczną oszczędność czasu.

Dołączona do projektu umowa autorska pozwala na automatyczne wyliczanie wynikających z warunków umowy planowanych kosztów projektu. Wykorzystując dane o sprzedaży system nalicza tantiem wynikające z umów i automatyczne przenosi dane do modułów finansowo-księgowego i HR. Pozwala również na automatyzację naliczeń i księgowań tantiem dla umów cyklicznych.

Zarządzanie zasobami
System pozwala na łatwe importowanie i rejestrowanie zasobów (ilustracje, zdjęcia, mapy itp.), umożliwiając ich dokładny opis i pozwalając na uzyskanie informacji niezbędnych do rozliczeń. Asseco Softlab Sector.Publisher pozwala na filtrację i przeszukiwanie zasobów wg wielu kryteriów (czasu, projektów, umów, osób, cech, słów kluczowych) oraz umożliwia przeglądanie, pobieranie oraz eksport danych do obcych programów np.: Adobe InDesign, Adobe Photoshop itp. Autoryzowany dostęp do zasobów możliwy jest również poprzez interfejs WWW.

Lepsza kontrola kosztów w projektach
„Wdrożenie modułu Asseco Softlab Sector.Publisher pomogło nam w uporządkowaniu procesu realizacji projektu, a lepsza kontrola nad harmonogramem zwiększyła efektywności pracy nad projektami. Przy dużej liczbie prowadzonych projektów niezwykle istotne było dla nas zwiększenie kontroli nad ponoszonymi kosztami. Pomogło w tym wdrożenie modułu finansowo–księgowego, powiązanego z wydawniczym, które pozwoliło na usystematyzowanie i uporządkowanie struktury kosztów oraz ułatwiło analizy kosztów, również dla grup projektów powiązanych.” – powiedziała Anna Sójka-Leszczyńska – Dyrektor Wydawniczy w firmie Publicat.

Dla kosztów rzeczywistych poziom wykonania oparty jest o realizację budżetów w module finansowoksięgowym. Planowanie i kontrolę usprawnia mechanizm kalkulacji sumarycznych kosztów szacunkowych i planowanych, działający w oparciu o zarejestrowane dla projektu parametry i zadane wartości (cena zbytu, rabaty, itp.). Asseco Softlab Sector.Publisher umożliwia pełną ewidencję kosztów wynikających z umów autorskich z dokładnością do zasobów, projektu wydawniczego i umowy.

Rozliczanie pracy pracowników

Integracja z modułem HR pozwoliła w firmie Publicat na usprawnienie rozliczeń zadań powierzanych pracownikom. Asseco Softlab Sector.Publisher pozwala na przypisanie czasu pracy do projektu oraz automatyczne naliczanie kosztów rzeczywistych wynagrodzeń. Pozwala to na szybsze rozliczenie, a automatyzacja naliczeń redukuje ilość pomyłek. Czas pracy w projekcie może być rejestrowany z wykorzystaniem interfejsu WWW systemu.

Obsługa konsygnacji
Istotnym elementem wdrożonych rozwiązań była pełna obsługa konsygnacji. System umożliwia kontrolę stanów i wspomaga realizację inwentaryzacji w wirtualnych magazynach konsygnacyjnych, tworzy raport różnicowy pozwalający na wychwytywanie rozbieżności między stanem faktycznym a danymi w systemie. Generuje raporty ułatwiające kontrolę terminów konsygnacji oraz pozwala na automatyczne rozliczenia z odbiorcami konsygnacyjnymi.

Automatyzacja zwrotów
Branża charakteryzuje się dużą ilością zwrotów produktów od odbiorców. Przy takiej ilości zwrotów niezbędne było wdrożenie funkcjonalności, który umożliwi sprawne przyjmowanie, kontrolę i rozliczanie zwrotów. Zwroty przyjmowane od klientów są ewidencjonowane przez dostawcę logistycznego, a system automatycznie wyszukuje i podpowiada faktury do skorygowania. Pozwala to na sprawne rozliczanie zwrotów redukując ilość pracy ręcznej i
eliminując możliwość pomyłki.

Zewnętrzny dostawca logistyczny
Firma Publicat S.A. korzysta z zewnętrznego dostawcy logistycznego, który zajmuje się magazynowaniem, kompletacją i wysyłką produktów firmy. W celu umożliwienia sprawnego zarządzania stanami magazynowymi z poziomu systemu Asseco Softlab ERP konieczne było zapewnienie wymiany informacji w czasie rzeczywistym. Została wykonana integracja systemu Asseco Softlab ERP z systemem logistycznym dostawcy w celu umożliwienia przepływ informacji „on-line” pomiędzy obiema firmami.

Mechanizmy integracji zrealizowane za pomocą modułu WebService zapewniły automatyczną wymianę informacje miedzy systemami o wszelkich modyfikacjach i zmianach stanu magazynowego, przyjęciach, zleceniach kompletacyjnych, zleceniach wydania itd.

Controlling
Jednym z celów wdrożenia nowego systemu było uzyskanie szybkiego dostępu do informacji istotnych z punktu widzenia zarządzania firmą. System Asseco Softlab ERP zapewnił spójność i jednolitość danych oraz umożliwił raportowanie w dowolnych przekrojach. Pozwoliło to na stworzenie jednej platformy z zestawem mechanizmów analitycznych i raportów zarządczych, które prezentują komplet informacji niezbędnych do podejmowania właściwych decyzji biznesowych.