Soudal - wdrożenie systemu ERP w Polsce i za granicą

Powstające w nowoczesnych fabrykach w Belgii, Francji i Niemczech zaawansowane technologicznie produkty eksportowane są do ponad 100 krajów na całym świecie. Soudal obejmuje siecią przedstawicieli regionalnych i własnych oddziałów całą Polskę. Od wielu lat firma oferuje swoim partnerom handlowym pełny asortyment pianek poliuretanowych, mas uszczelniających dla budownictwa i przemysłu oraz wyrobów chemii dekarskiej.

Firma Soudal NV jako pierwsza w branży chemii budowlanej otrzymała w 1992 roku certyfikat jakości ISO 9002.

Polskie przedstawicielstwo belgijskiego koncernu Soudal NV ma swoją siedzibę w Cząstkowie Mazowieckim pod Warszawą. W 2001 roku wybudowano tam centralny magazyn wysokiego składowania oraz biuro z nowoczesną infrastrukturą komunikacyjną. Wtedy też zapadła decyzja o zmianie systemu informatycznego wspomagającego pracę firmy.

Motywacja zmian
Dynamiczny rozwój firmy stawiał coraz większe wymagania odnośnie przetwarzania i analizy danych, czemu nie był w stanie sprostać działający w firmie Soudal przestarzały i niewydajny system oparty na platformie DOS. Scalanie danych w centrali z wielu baz biur regionalnych przy zawodnej infrastrukturze komunikacyjnej i niestabilnej pracy systemu było pracochłonne i skomplikowane a dane wynikowe nie zawsze spójne.

„Nie bez znaczenia stał się również szybki dostęp do aktualnych danych biznesowych, co mógł zapewnić tylko wysokiej klasy system ERP. W grę wchodziły jedynie programy oparte na nowoczesnej i dającej się rozbudowywać architekturze, umożliwiające pracę on-line i pozwalające na połączenie kilku modułów” – powiedział Andrzej Chromiak nadzorujący wdrożenie w Soudal.

Analiza potrzeb, wybór systemu
Wybór nowego systemu poprzedziła gruntowna analiza dostępnego na rynku oprogramowania. „Zarząd Soudal Sp. z o.o. zaprosił sześć doświadczonych firm informatycznych z całej Polski do zaprezentowania możliwości oferowanych przez nie systemów. Pod uwagę brano nie tylko aktualne możliwości programu, ale i wymagania sprzętowe, dostosowanie do obowiązujących przepisów finansowo-księgowych oraz możliwości rozbudowy i integracji z innymi programami biurowymi” – powiedział Andrzej Chromiak.

Podpisanie umowy poprzedziła analiza przedwdrożeniowa, której celem było określenie wymagań biznesowych wobec nowego systemu informatycznego. Nie ulegało wątpliwości, że wymagania te mogą zostać spełnione tylko przy użyciu najnowocześniejszych technologii informatycznych.

Wdrożenie w Polsce
Sprawne wdrożenie i uruchomienie systemu było wynikiem ścisłej współpracy zespołów z obu firm. W polskim oddziale firmy Soudal z centralnej bazy danych systemu Asseco Softlab ERP w sieci rozległej korzysta on-line około 40 stanowisk dostępowych rozlokowanych w centrali i czterech oddziałach. System wspomaga logistykę, sprzedaż, dystrybucję, zarządzanie magazynem wysokiego składowania, finanse i księgowość, kadry i płace oraz środki trwałe.
„Mieliśmy dobre doświadczenia z systemem Asseco Softlab – wsparcie dostawcy oraz wbudowane narzędzia umożliwiały nam rozbudowę systemu i tworzenie unikalnych, specyficznych dla nas rozwiązań”– powiedział Grzegorz Różycki odpowiedzialny za IT w firmie Soudal.

Handlowcy w terenie
Ze zintegrowanego z systemem rozwiązania mobilnego korzysta również ponad 40 handlowców działających w terenie. System umożliwia im dostęp do bazy centrali za pomocą urządzeń typu palmtop, kontrole cen i płatności oraz składanie zamówień. Ciekawym rozwiązaniem jest automatyczne przesyłanie do pośredników zamówień rejestrowanych za pomocą urządzeń mobilnych przez handlowców w terenie. Zarejestrowane przez handlowców zamówienia są wysyłane do bazy centralnej która konwertuje format danych i automatycznie przekierowuje zamówienie do współpracującej z Soudal hurtowni obsługującej dany teren. Pozwala to usprawnić współpracę z lokalnymi dystrybutorami produktów dzięki w pełni bezobsługowemu przekazywaniu informacji o zamówieniach klientów.

Sprawniejsza obsługę kontrahentów zapewniają również systemowe mechanizmy kontroli i autoryzacji wdrożone w centrali. Obsługują one znacznie więcej niż powszechnie znane automatyczne kontrole przekroczenia limitu kredytowego czy terminów rozrachunków klientów. Analizowana jest dotychczasowa współpraca z klientem, specyficzne warunki handlowe, kompletność danych adresowych oraz innych, wymaganych przez kierownictwo firmy danych związanych z klientem. W wypadku niespełnienia określonych warunków blokowana jest dalsza realizacja zamówienia, o ile nie autoryzuje ich upoważniona osoba o określonym poziomie uprawnień. Pozwala to na lepszą kontrolę jakości współpracy z odbiorcami. Zaimplementowany moduł wspomagania procesu rozpatrywania i realizacji reklamacji umożliwia sprawną rejestrację zgłoszeń reklamacyjnych oraz łatwą kontroluję stanów towarów reklamowanych. Na uwagę zasługuje również mechanizm rozliczania handlowców, który na podstawie realizacji planu sprzedaży oraz poziomu zadłużenia klientów oblicza wysokości premii dla danego pracownika.

Magazym zoptymalizowany
Jednym z kluczowych mechanizmów zaimplementowanych w trakcie wdrożenia była obsługa magazynu wysokiego składowania. Konfiguracja zapewnia zarówno optymalizację rozmieszczenia towarów w magazynie, jak i generację dowodów przyjęć, wydań i przesunięć dla lokalizacji, uwzględniając terminy ważności towarów.

Optymalizacja stanu zapasów w magazynie wymagała zaimplementowania mechanizmu wspomagania składania zamówień do dostawcy. Pozwala on na podstawie analizy stanów magazynowych, wysokości sprzedaży (z uwzględnieniem jej sezonowości), poziomu realizacji złożonych do dostawcy zamówień oraz zarejestrowanych zamówień od klientów, stworzyć propozycję zamówienia towaru oraz zaproponować optymalny termin dostawy.

Elektorniczna wymiana danych
„Wykorzystaliśmy mechanizmy EDI do wymiany danych z centralą w Belgii i sieciami handlowymi, samodzielnie zaprojektowaliśmy i wykorzystując biblioteki dostarczane z systemem wykonaliśmy interfejsy do systemów spedycyjnych. Wykorzystując dostępne w Softlab SQL narzędzia deweloperskie stworzyliśmy również zintegrowany z systemem własny moduł spedycyjny ściśle dostosowany do naszych potrzeb” – powiedział Grzegorz Różycki z Soudal.

Ciekawym rozwiązaniem jest również automatyzacja odbierania via mail raportów z obcych systemów firm spedycyjnych i ich import do systemu jako dane. Rozwiązania te usprawniają wymianę danych ze spedytorami, upraszczają zarządzanie własną flotą około 100 samochodów oraz ułatwiają pracę księgowości i rozliczenia.

Finanse, księgowość, analizy
W obszarze finansowo-księgowym oprócz automatyzacji rejestrowania w systemie wszelkich operacji gospodarczych wdrożone zostało wiele użytecznych mechanizmów wspomagających pracę działu księgowości, takich jak np. mechanizm rozliczenia międzyokresowego kosztów. Umożliwia on automatyczne, comiesięczne tworzenie dowodu rozksięgowującego koszty według wybranego wzorca i wprowadzonych parametrów. Wykorzystanie do ewidencji kosztów i przychodów mechanizmów „centrów kosztowych” z wymuszeniem równoległego ewidencjonowania danych na kontach umożliwiło na przykład prosty dostęp do przekrojowych informacji związanych z działalnością handlowców.

Dzięki zaimplementowanym mechanizmom elektronicznej wymiany danych system umożliwia import raportów przesyłanych przez centralę BP i automatyczne księgowanie zapisów bezpośrednio w systemie finansowo-księgowym z rozbiciem na centra kosztowe, ułatwiając rozliczenie handlowców.

„System marki Asseco Softlab, pomimo złożonego działania, ma budowę umożliwiającą proste zarządzanie i rozwój” odkreślała Beata Rehan, główna księgowa w firmie Soudal uczestniczące we wdrożeniu, potwierdza to również obecna główna księgowa Kinga Sopel.

Duże, przekrojowe analizy zrealizowano z pomocą modułu Microsoft® SQL Server Analysis Services® wykorzystującego zagregowane dane i pozwalającego przeglądać je w dowolnie zdefiniowanych wymiarach oraz umożliwiającego proste tworzenie raportów za pośrednictwem przeglądarki internetowej oraz metody „drag and drop”. Analiza pełnej historii współpracy z kontrahentami jest możliwa dzięki wykonanej podczas wdrożenia konwersji danych, obejmującej informacje o sprzedaży firmy od początku jej działalności.

Wdrożenie w Rosji
Kolejnym krokiem w rozwoju koncernu była rozbudowa oddziału Soudal w Rosji. „Potrzebowaliśmy systemu który pozwoliłby na szybkie uporządkowanie zarządzania partiami towarów. Do niedawna Soudal korzystał w Rosji z zewnętrznej obsługi magazynu. Niestety, brak dobrego oprogramowania zarządzającego magazynem wysokiego składowania i towarami z określoną datą przydatności powodował, że nasi klienci byli źle obsługiwani, nie dostawali towaru z wymaganym czasem przydatności, a inwentaryzacja wykazywała, że na magazynie pozostaje towar ze starszych partii. Taka sytuacja zmusiła nas do otworzenia własnego magazynu i rozpoczęcia zarządzania wg schematów wypracowanych w Polsce.

Ponieważ obecny w Soudal Rosja system nie oferował obsługi interesujących nas funkcjonalności, zdecydowaliśmy się na wykorzystaniu dobrze znanego nam narzędzia, czyli systemu Asseco Softlab ERP. Istotna była też dla nas możliwość zdalnego zarządzania oddziałem z centrali w Polsce oraz prostota dalszego rozwoju systemu. Decyzja była o tyle prosta, że jego wdrożenie nie pociągało za sobą dużych nakładów czasowych i finansowych. Pierwsza wersja zgodna z założeniami została uruchomiona po około 1 tygodniu, a znaczna część prac została wykonana we własnym zakresie. Od tamtej chwili program ulega kolejnym modyfikacjom dostosowującym go do specyfiki działania firmy na rynku rosyjskim. O powodzeniu przedsięwzięcia może świadczyć fakt, że udało się uzyskać pełną kontrolę nad całym obrotem towarów i skończyły się problemy z towarem o krótkim terminie przydatności” - podsumował wdrożenie Grzegorz Różycki nadzorujący z ramienia Soudal prace nad systemem dla oddziału w Rosji.

Wdrożony w moskiewskim oddziale firmy Soudal system Asseco Softlab ERP wspomaga zarządzanie logistyką i magazynem wysokiego składowania. Zostały wykorzystane mechanizmy pozwalające na lokalizację systemu Asseco Softlab ERP i obsługę systemu jednocześnie w wielu językach, w tym rosyjskim. Wykorzystując dostarczane z systemem narzędzia deweloperskie, firma Soudal w oparciu o konfigurację zaimplementowaną w polskim oddziale samodzielnie wdrożyła i uruchomiła system w Moskwie.

Korzyści
Zalety wdrożonego oprogramowania Asseco Softlab widoczne są na wielu płaszczyznach. Zarząd zyskał sprawne narzędzia do bieżącego monitoringu pomagające – dzięki szczegółowym analizom danych biznesowych – w podejmowaniu właściwych decyzji. Praca w dziale księgowości została pod wieloma względami zautomatyzowana, a integracja systemu finansowo-księgowego i logistyczno-sprzedażowego umożliwia różnorodne analizy danych finansowych. Dział handlowy, dzięki połączeniu wszystkich oddziałów on-line, uzyskał łatwy dostęp do informacji o rozrachunkach, a co za tym idzie możliwość efektywniejszego egzekwowania należności. Ponadto system Asseco Softlab ERP usprawnił kontrolę cen, stanów magazynowych, pozwolił na analizowanie sprzedaży pod dowolnym kątem.

„System Softlab SQL zapewnia nadzór nad działalnością całej firmy. Ponadto po zapoznaniu się ze specyfiką danych, a w szczególności z możliwościami rozbudowy systemu stwierdzam, że może być on rozwijany przez końcowego użytkownika. Wymaga to oczywiście sporego nakładu pracy, ale efekty są widoczne od razu” – powiedział Grzegorz Różycki.

Należy również podkreślić stabilność i wydajność systemu, co pozwala zredukować do minimum koszty związane z jego obsługą. Jak stwierdziła Ilona Lankiewicz, kierownik ds. logistyki w Soudalu: „System nie ma słabych punktów."

*) Artykuł opublikowany w portalu erp-view w listopadzie 2007.