Specjaliści radzą

Jak rozwijać firmę jednocześnie redukując koszty? Wdrożenie systemu Asseco Business Solutions w firmie TRYUMF

Podstawowym narzędziem wspierającym zarządzanie przedsiębiorstwem jest system informatyczny. Od jakości tego narzędzia i umiejętności jego wykorzystania zależy, jakie korzyści system firmie przynosi. Na konferencji Innowacje w Logistyce przedstawiciele firmy TRYUMF podzielili się swoimi doświadczeniami i opowiedzieli o korzyściach z wykorzystania systemu ERP w połączeniu z rozwiązaniami Internetowymi

Tryumf - lider w swojej branży Firma TRYUMF jest liderem w branży trofeów sportowych w Polsce i Europie. Poprzez kompleksową i szybką obsługę na terenie całego kraju, oferuje swoim Klientom najlepszy serwis od ponad 17 lat, ciesząc się dużą popularnością wśród odbiorców detalicznych i hurtowych. TRYUMF oferuje zarówno trofea sportowe jak i medale, dyplomy, trofea drewniane oraz szklane, doskonale nadające się jako nagrody okolicznościowe, elementy promocyjne i prezenty firmowe. Firma współpracuje z ponad 13 tys. odbiorców w Polsce i 33 krajach.

ERP, i co dalej?

W 2006 roku firma TRYUMF wdrożyła system Asseco Softlab ERP obsługujący m.in. zarządzanie logistyką i sprzedażą, produkcją, finansami i księgowością, relacjami z klientem oraz HR.

- Na etapie selekcji oprogramowania ERP dokonaliśmy wyboru firmy, która sprosta naszym oczekiwaniom. Potrzebowaliśmy narzędzia, które będzie odzwierciedlało naszą specyfikę i wspierało, niestandardowe procesy biznesowe, a także partnera, który będzie nas wspomagał swoją wiedzą i doświadczeniem. - mówi Krystian Siembida, DBA w firmie TRYUMF.

Produkty firmy TRYUMF dostępne są także poprzez Internet. - Od kilku lat posiadamy sklep internetowy, za pomocą którego Klienci firmy mają staly dostęp do naszych produktów. Aby zapewnić im komfort w korzystaniu z aplikacji, w ubiegłym roku zdecydowaliśmy się na zmianę oprogramowania na takie, które zapewnia większą funkcjonalność.

Internetowy System Sprzedaży
Aby usprawnić współpracę z partnerami i wykorzystać potencjał Internetu, stworzono Internetowy System Sprzedaży w pełni zintegrowany z systemem Asseco Softlab ERP. Wdrożenie prowadzone było od marca 2008 do marca 2009 r. Dzięki możliwościom systemu produkty TRYUMF są łatwo dostępne dla Klientów, a czas przeznaczany na zamówienie znacząco się skrócił. Ponadto ograniczone zostały zbędne czynności związane z obsługą faksów, faktur, listów przewozowych i telefonicznego sprawdzania przez klientów dostępności towaru. System ERP został zintegrowany z oprogramowaniem firmy kurierskiej DPD, dzięki czemu listy przewozowe generowane są automatycznie.

Internetowa oferta TRYUMF zawiera pełny asortyment nowoczesnego magazynu o kubaturze 10 000 m3. Przesyłki dostarczane są do dowolnego miejsca w Polsce w ciągu 24 godzin, a dzięki integracji z systemem śledzenia przesyłek kurierskich klient ma dostęp do informacji, na jakim etapie realizacji znajduje się jego zamówienie.

System pozwala na prezentację pełnej oferty, umożliwia także rejestrację, sprawdzenie stanu realizacji i statusu zamówień, weryfikację rozrachunków, śledzenie procesu reklamacji itd. Wielojęzyczność Internetowego Systemu Sprzedaży pozwoliła na znaczne usprawnienie komunikacji z partnerami zagranicznymi. Obecnie nie tylko zamówienia, lecz także cały proces reklamacji można wykonać przez Internet.

- Obecnie już od 50 do 60% naszych miesięcznych zamówień dokonywanych jest za pośrednictwem Internetu - wyjaśnia Krystian Siembida - Spodziewamy się wzrostu ilości transakcji prowadzonych poprzez ten kanał sprzedaży do ok. 70% do końca bieżącego roku.

Integracja z ERP
Sprawna obsługa zarejestrowanych zamówień jest możliwa dzięki systemowi Asseco Softlab ERP odpowiedzialnemu za zarządzanie i automatyzację procesów logistycznych w łańcuchu dostaw. Zastosowanie rozwiązań mobilnych pozwoliły na usprawnienie zarządzania magazynem wysokiego składowania oraz procesów przyjęć i dostaw. Dzięki integracji z systemem ERP działu grawerskiego, wyposażonego w najnowszej generacji grawerki komputerowe i laserowe, piaskarki i maszyny wspomagające, możliwe było usprawnienie i zautomatyzowanie produkowania etykiet i nadruków na trofeach zgodnie z zamówieniami klientów.

- Obsługa przez Internet pozwala klientowi nie tylko wybrać produkt, lecz także określić grawerowany na nim napis poprzez wpisanie go do formularza. - twierdzi Krystian Siembida - Zmniejsza to ryzyko pomyłki i liczbę reklamacji klientów.

Rozwój mimo kryzysu
- Rynek, na którym działamy staje się coraz bardziej nasycony, wymaga jeszcze szybkiego wykrywania i reagowania na zmiany a konkurencja na poziomie cen to za mało. Obecnie ważniejsze staje się umiejętne kontrolowanie kosztów. Dlatego rozwiązania IT wspierające zarządzanie i komunikację nie pełnią w naszej firmie jedynie roli usługowej, lecz stały się integralną częścią biznesu. Okres kryzysu wykorzystaliśmy na promowanie naszego rozwiązania (Internetowego Systemu Sprzedaży), ale również na kolejne wdrożenia związane z rozbudową systemu wspierającego obsługę klientów. Dzięki nim nasi kontrahenci oszczędzają czas i pieniądze. - mówi Krystian Siembida.

Korzystają na tym wszyscy
Możliwość dostępu do serwisu ISS bez autoryzacji pozwala na prezentację rozległej oferty firmy również nowym, potencjalnym klientom, a zastosowana nowoczesna technologia oraz estetyczny i funkcjonalny interfejs ułatwiają tworzenie zamówienia i zachęcają do korzystania. Najwięcej na nowym rozwiązaniu zyskali dotychczasowi kontrahenci firmy TRYUMF, uzyskując możliwość tworzenia szybkich zamówień, sprawdzania historii i wydruk faktur. Przy większych zleceniach system automatycznie przelicza zamówiony asortyment klienta na kartony, tworząc jednocześnie listę pakową, ułatwiającą później znalezienie konkretnego przedmiotu w przesłanych paczkach.

- Wspólne oprogramowanie ERP dla wszystkich naszych oddziałów i możliwość pracy zdalnej pozwoliły na usprawnienie obiegu informacji a zastosowanie serwisu internetowego poprawiło komunikację z klientami - mówi Krystian Siembida - Zrealizowany projekt ISS i skierowane do partnerów portale prezentujące naszą ofertę sprawiają, iż nasza firma jest postrzegana jako nowoczesna i godna zaufania. Niekiedy konieczna jest edukacja partnerów biznesowych, jednak jak pokazują ostatnie nasze projekty, klienci szybko przekonują się do tego typu rozwiązań. A zwrot poniesionych nakładów następuje bardzo szybko.

W wyniku zcentralizowania wielu funkcji w systemie Asseco Softlab ERP firma TRYUMF ograniczyła również zużycie energii, a dzięki przejściu na pracę terminalową realizuje ideę biura bez papieru, co ma pozytywny wpływ na środowisko naturalne.

- Asseco Business Solutions zaoferowało nam kompleksową pomoc przy wdrożeniu oprogramowania, jak również wspierało nas w konfiguracji sprzętu oraz zapewniło dobry serwis za rozsądne pieniądze - podsumowuje współpracę Krystian Siembida.

Zastosowanie nowoczesnych technologii informatycznych pozwoliło firmie TRYUMF poprawić obsługę klientów i znacznie obniżyć koszty. Efekty tych wysiłków zostały dostrzeżone przez autorytety zajmujące się biznesem i pozwoliły uzyskać firmie prestiżowe wyróżnienia: tytuł Lidera Rynku w Polsce w branży trofeów sportowych, wyróżnienie w rankingu WEHIKUŁ CZASU Gazety Prawnej oraz wyróżnienie w rankingu DIAMENTY FORBESA 2008.

Informatyczny system obsługi nowoczesnego magazynu

Systemy informatyczne z dziedziny zarządzania centrami logistycznymi, magazynami wysokiego składowania, magazynami surowców i wyrobów gotowych nie tylko usprawniają prowadzenie gospodarki magazynowej od momentu przyjęcia do momentu wydania towaru, ale też umożliwiają obsługę różnych typów magazynów, w tym towarowych, materiałowych, wyrobów gotowych, zwrotów.

Nowoczesne systemy magazynowe dzięki elastyczności oraz architekturze zapewniającej niezawodną pracę, także w instalacjach wielooddziałowych, przeznaczone są dla użytkowników, dla których logistyka jest strategicznym obszarem działania.

Nowoczesny system WMS wykorzystuje czytniki i drukarki kodów kreskowych m.in.: w systemach EAN/UCC-13 oraz UCC/EAN-128. Pracownicy dzięki terminalom radiowym, działającym w trybie on-line, mają niezakłóconą swobodę działania oraz bezpośredni kontakt z systemem magazynowym. Oprócz klasycznych terminali kodów kreskowych system wykorzystuje również nowoczesna technikę etykiety RFID.

W procesie przyjęcia towarów zastosowanie systemu WMS pozwala m.in. na:

rozróżnianie dostaw zewnętrznych i wewnętrznych (z produkcji),
możliwość przyjęć towarów w połączeniu z zamówieniem i awizem dostawy,
przydzielanie konkretnej bramy rozładunkowej,
kontrolowanie ilościowe i jakościowe przyjmowanego towaru,
tworzenie i obsługę dowolnych jednostek magazynowych,
automatyczny wybór miejsca składowania metoda stałych lub wolnych miejsc,
możliwość rozdzielania prac pomiędzy różnych operatorów,
dokładną identyfikację czasu pracy i pracownika wykonującego poszczególne zadania.

Nowoczesny system WMS posiada bardzo elastyczną koncepcję struktury magazynu i miejsc składowania oraz ich przydziału. System pomaga składować towary poprzez definiowanie miejsc magazynowych, włącznie z określeniem współrzędnych, wielkości, nośności oraz typu (np. paletowe, półkowe, blokowe). Określa także kryteria składowania, np. towary lekkie na górze, a szybkorotujace na dole. Przemyślane rozwiązania z zakresu WMS pozwalają również na prowadzenie ewidencji stanów magazynowych dla każdego miejsca i każdego artykułu.

W ramach obsługi automatyzacji procesu wydania system planuje i optymalizuje kompletacje palet pełnych i mieszanych jednostek wysyłkowych. W trakcie tej optymalizacji uwzględniane są kruchość (wytrzymałość), wymiary i położenie towarów na ścieżce kompletacyjnej. System wspiera wydawanie towaru metoda FIFO lub LIFO, przyporządkowanie artykułów do konkretnego odbiorcy, generowanie zleceń transportowych dla operatorów wózków, możliwość przepakowywania towarów oraz kontrolę poprawności kompletacji przed załadunkiem na środek transportu wewnętrznego. Sprawny systemu pozwala na dynamiczne zarządzanie powierzchnią magazynową i planowanie dostaw oraz maksymalne wykorzystanie posiadanych zasobów.

W wielu firmach logistyka i magazyn są sercem sprawnej organizacji firmy. Dlatego stabilność oraz niezawodność systemu są podstawowymi miernikami jakości.

Systemy WMS często mają wbudowany modułu optymalizacji pracy wózków widłowych. Dzięki niemu system stara się tak dopasować zadania zlecane pracownikom, aby:

minimalizować puste przebiegi,
nie tworzyć zadań krzyżujących się,
obsługiwać zadnia zgodnie z ich priorytetem (zmieniającym się w czasie).

W celu optymalizacji system uwzględnia:

aktualne położenie (współrzędne) każdego z wykorzystywanych wózków widłowych,
ich możliwości transportowe (maksymalna wysokość - zasięg, obszar pracy, nośność),
rodzaj zadań, które czekają na realizację (przyjęcia, wydania, zasilenia miejsc kompletacji),
„priorytet" wyliczania dla każdego z powyższych zadań uwzględniający czas, od jakiego zadania oczekuje,
współrzędna miejsca pobrań i dostarczenia towarów.

Bezpieczeństwo systemów informatycznych MSP

Obecnie żadne nowe istniejące od wielu lat przedsiębiorstwo nie wyobraża sobie codziennej pracy bez wsparcia narzędziami informatycznymi.

Skala potrzeb jest szczególnie widoczna w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw - można powiedzieć, że to przewrotnie najbardziej wybredny klient: żąda systemów IT szytych na miarę jego potrzeb, odpowiadających funkcjonalnością tym wdrażanym w korporacjach a jednocześnie za mniejszą cenę.

To, że rynek oprogramowania wciąż przeżywa intensywny rozkwit nie oznacza jednak, że można swobodnie wprowadzić kolejne usprawnienia do pracy firmy. Jednym z kluczowych czynników decydujących o powodzeniu wdrożenia - a więc w przypadku MSP także o przetrwaniu - jest bezpieczeństwo.

Sformułowanie „bezpieczeństwo systemów informatycznych" jest terminem dość ogólnym. Bardzo dobrze oddaje to jednak język angielski, w którym istnieją dwa określenia na bezpieczeństwo: „safety" - oznaczające bezpieczeństwo systemu, jego odporność na różne zdarzenia losowe oraz „security", czyli zabezpieczenia przed niepowołanym dostępem, modyfikacją, uszkodzeniem danych. Z punktu widzenia technologicznego to rozróżnienie jest bardzo istotne: to, co stanowi zabezpieczenie systemu, decyduje o jego bezpieczeństwie. Patrząc od strony użytkownika - jasne zdefiniowane kryteriów bezpieczeństwa, pomaga mu w utrzymaniu stałego zabezpieczenia systemu.

Jedną z najważniejszych ról polskich dostawców oferujących rozwiązania dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw jest edukacja użytkowników systemów, którzy często nie są świadomi wagi problemów związanych z bezpieczeństwem. Producenci narzucają więc z góry niektóre rozwiązania, które są kluczowe zarówno dla samego klienta, jak i dostawcy oprogramowania.

Najczęściej stosowane rozwiązania w obszarze security to bezpieczny system loginów i szyfrowanie haseł oferujących podstawowe zabezpieczenia przed niepowołanym dostępem. Zabezpieczenia przed typowymi atakami, np.: SQL injection system uprawnień limitujących dostęp użytkowników tylko do tych funkcji systemu, do których powinni mieć uprawnienia, szyfrowanie danych transmitowanych w sieci oraz szyfrowanie zawartości baz danych, zabezpieczenie dostępu do serwera baz danych poprzez stosowanie „silnych haseł" oraz zabezpieczeń serwera i końcówek poprzez stosowanie oprogramowania antywirusowego i oprogramowania „internet security", które minimalizuje możliwość włamania na te komputery i wykradzenia informacji.

Rozwiązania najczęściej stosowane w obszarze bezpieczeństwa (safety) to częste archiwizacje danych oraz wdrażanie bardziej zaawansowanych metod archiwizacji danych np.: przyrostowych, mirroring serwerów, funkcje kontrolne systemu, które mogą stwierdzić, że w systemie istnieją pewne błędy, przekłamane dane lub powiązania, wymagające napraw oraz funkcje naprawcze systemu, potrafiące dokonać autokorekty danych.

Paweł Urbaniak - Projektant systemów WA-PRO, Asseco Business Solutions

Informatyzacja procesu

Zarówno w polskich, jak i światowych realiach biznesu realizacja procesów związanych z dostawami towarów boryka się z różnorakimi problemami zależnymi od specyfiki rynku, branży, organizacji firmy czy wymagań prawnych.

W związku z coraz węższą specjalizacją poszczególnych przedsiębiorstw i narastającą tendencją do przekazywania wielu obszarów działalności w outsourcing, w procesie dostaw uczestniczy coraz większa liczba podmiotów. Dlatego sprawne zarządzanie procesem dostaw wymaga narzędzi informatycznych, obejmujących swoim działaniem wszystkie etapy takiego procesu.

W firmach handlowych proces ten obejmuje zamawianie i realizację dostaw towaru od dostawców, logistykę towaru wewnątrz organizacji oraz dostawę do odbiorców i obsługę reklamacji i zwrotów. Obsługa logistyki wewnątrz organizacji to zarządzanie ruchem towaru w magazynach, pomiędzy nimi oraz centrami dystrybucyjnymi, własnymi lub zarządzanymi przez zewnętrzne podmioty. W przypadku firm o szerszym zakresie działalności procesy te potrafią dotykać także innych obszarów. Przykładowo w firmach produkcyjnych zarządzanie procesem dostaw wymaga także sprawnego planowania procesów produkcyjnych, przy zachowaniu niezmienności wspomnianych wcześniej elementów łańcucha dostaw związanych z zakupami i sprzedażą.

Zarządzaniem łańcuchem dostaw wspierają narzędzia informatyczne, służące do planowania, realizacji, kontroli i analizy każdego z etapów procesu. Dodatkowo narzędzia takie umożliwiają koordynacje wszystkich elementów w celu zarządzania całym procesem w większej skali.

Istotnym elementem jest planowanie- ilościowe, służące podejmowaniu decyzji o czasie i rozmiarze konkretnej dostawy lub przesunięciu towaru pomiędzy poszczególnymi lokalizacjami. Narzędzia informatyczne pozwalają na proste wykorzystanie metod statystycznych, umożliwiając trafne prognozowanie zjawisk rynkowych, takich jak popyt, zmiany sezonowe itp. Na bazie tych informacji system pozwala dobrać dostawców i zoptymalizować rozmiary dostaw, w celu minimalizacji kosztów transportu, przy jednoczesnym zachowaniu odpowiednich terminów dostaw. W procesie dostaw istotne może być również zarządzanie flota transportową i precyzyjne harmonogramowanie momentów załadunku i rozładunku w poszczególnych punktach, tak aby magazynierzy byli w stanie te operacje wykonać w odpowiednim czasie.

W magazynie wysokiego składowania system IT zarządza ułożeniem towaru i kieruje praca magazynierów w celu zapewnienia jak najlepszej dostępności towaru, optymalizacji wykonywanych operacji magazynowych i minimalizacji ich kosztów . Istotnym elementem systemu zarządzania łańcuchem dostaw są narzędzie pozwalające zarówno na analizę przebiegu pojedynczych procesów, jak i na przekrojową analizę funkcjonowania przedsiębiorstwa w dłuższych okresach. Dzięki analizie zebranych informacji system może wskazać koszty generowane przez konkretne elementy i uczestników procesu czy też identyfikować najczęstsze przyczyny opóźnień w realizacji. W efekcie system IT wspiera działanie wszystkich elementów tworzących łańcuch dostaw w przedsiębiorstwie - umożliwia planowanie, automatyzuje realizację a także, dzięki zastosowaniu narzędzi analitycznych, wskazuje miejsca w procesie, które wymagają reorganizacji.

Mimo istnienia szerokiego wachlarza funkcji, umożliwiających sprawne zarządzanie łańcuchem dostaw, podjęcie decyzji o tym, które elementy systemu zastosować w konkretnym przedsiębiorstwie, nie jest proste. Tego typu decyzje są chyba szczególnie trudne w przypadku przedsiębiorstw, które przez lata funkcjonowania na rynku dochowały się własnych procedur i metod działania. Dlatego podejmując decyzje o takim wyborze, trzeba przeanalizować procesy i postarać się wybrać te obszary, w których zastosowanie narzędzi informatycznych da największe korzyści. Większość firm, które muszą liczyć się z długimi terminami realizacji u swoich dostawców (np. zaopatrując się w Azji), kluczowe jest precyzyjne planowanie zakupów z uwzględnieniem prognozowanie dostaw. Wszędzie tam, gdzie cały proces wymaga wymiany wielu dokumentów z dostawcami, odbiorcami i podwykonawcami, duże korzyści daje stosowanie mechanizmów elektronicznej wymiany dokumentów. W większości organizacji zbudowanie modelu precyzyjnych analiz usprawnia efektywne zarządzanie organizacją.

W efekcie podjęcie trafnej decyzji o sposobie zastosowania konkretnych rozwiązań wymaga szczegółowej analizy przedwdrożeniowej. Analiza taka, przeprowadzona przez odpowiednio wybranych konsultantów, posiadających wieloletnie doświadczenie w branży umożliwia wybór takich rozwiązań, które pozwalają na zoptymalizowanie procesów, znaczące zmniejszenie kosztów działalności oraz zwiększenie wydajności organizacji przy minimalnych kosztach i ograniczonych zmianach w organizacji.

Jarosław Kuśmierek - Analityk biznesowy, Kierownik działu rozwoju produktu, Asseco Business Solutions

Integracja procesów zarządzania zmianą i konfiguracją

Około 80% przerw w świadczeniu usług o krytycznym znaczeniu jest związanych z niewystarczającą kontrolą procesów zmian, w tym z nieprawidłową oceną ich wpływu na działalność przedsiębiorstwa. Tak wnioski płyną z danych raportów Gartnera.

Ryzyko zakłóceń w świadczeniu krytycznych dla biznesu usług IT, powstałych wskutek złej oceny ich wpływu na działania podejmowane przez firmę, można skutecznie minimalizować. Narzędziem służącym realizacji tego celu może być integracja procesów zarządzania zmianą i konfiguracją. W praktyce sprowadza się to do zapewnienia właściwego przepływu kluczowych informacji pomiędzy tymi procesami.

Zagadnienie integracji procesów zarządzania zmianą oraz konfiguracją (upraszczając na potrzeby niniejszego opracowania zagadnienie zarządzania konfiguracją jedynie do aspektu zarządzania elementami konfiguracji w CMDB), można byłoby ograniczyć do prostego założenia, iż każda zmiana stanu infrastruktury IT w organizacji, powinna znaleźć swoje odzwierciedlenie w bazie konfiguracji (CMDB), aby utrzymać jej aktualność. Czy jednak takie stwierdzenie wyczerpuje zagadnienie relacji pomiędzy dwoma analizowanymi procesami? Wydaje się, że nie. Diabeł, jak zwykle, tkwi w szczegółach... Co zatem wydaje się tu być ważne?

Analizując istotne aspekty integracji procesów zarządzania zmianą oraz konfiguracją, należy zastanowić się, jakich danych dostarczają sobie nawzajem analizowane procesy.

Po pierwsze zatem, aby przygotować i zaimplementować zmianę dowolnego fragmentu infrastruktury IT (jednego bądź wielu elementów konfiguracji), wymagana jest na każdym etapie realizacji tego procesu, aktualizowana na bieżąco wiedza na temat elementów konfiguracji, zaangażowanych w sposób bezpośredni bądź pośredni (co wynika z mapy relacji, tworzonej przez CMDB) w realizowany proces. Innymi słowy, bez przeprowadzenia analizy oraz znajomości relacji i sposobu oddziaływania na siebie poszczególnych elementów konfiguracji zaangażowanych w proces, co jest możliwe dzięki wykorzystaniu bazy CMDB, implementacja zmian w infrastrukturze IT, obarczona jest ryzykiem spowodowania większych szkód, niż oczekiwane korzyści z wdrażanej zmiany. Dokonywanie zmian w infrastrukturze IT, bez możliwości uprzedniego przeprowadzenia analizy skutków tej zmiany na otoczenie, w którym jest dokonywana, staje się zadaniem godnym wyczucia doświadczonego sapera. Aby nie być zostać obarczonym odpowiedzialnością za własne lub cudze błędy, warto poświęcić nieco więcej uwagi integracji procesów zarządzania zmianą oraz konfiguracją.

Po drugie. Po prawidłowym zaimplementowaniu zmiany wymagane jest niezwłoczne zaktualizowanie bazy konfiguracji. Co w praktyce oznacza „niezwłocznie"? Zależy to od kilku czynników, w tym między innymi od przyjętego sposobu aktualizacji zasobu bazy CMDB. Jeżeli proces zarządzania konfiguracją zakłada manualną, wykonywaną w sposób nieautomatyczny, aktualizację zasobu bazy CMDB w wyniku dokonania zmiany w infrastrukturze IT, bezwładność tego procesu zależeć może w dużej mierze od liczby dokonywanych zmian w środowisku. Z kolei przy automatycznej aktualizacji zasobu bazy konfiguracji istotne jest, jak często jest ona dokonywana. Skanowanie środowiska można uruchamiać nawet kilka razy w ciągu doby, jednak jest to zazwyczaj proces dość mocno obciążający zarówno infrastrukturę sieciową jak i same maszyny. W praktyce wykonywany jest on zazwyczaj poza okresem „produkcyjnym".

Po trzecie. Na etapie audytowania zmian pod kątem poszukiwania tych, dokonanych bez wymaganej autoryzacji, jeśli aktualizacja zasobu CMDB dokonywana była w sposób manualny (odwzorowywała wyłącznie „legalne" zmiany), uruchomienie automatycznego skanowania środowiska, pozwala poprzez porównanie stanu bazy CMDB aktualizowanej manualnie ze stanem po dokonaniu automatycznego skanowania, na wskazanie zmian dokonanych bez autoryzacji.

Po czwarte. Opisane do tej pory przypadki, można powiedzieć, są proste, nie wymagają dodatkowego komentarza. Nie uwzględniają jednak bardzo często występującej sytuacji, gdy mamy do zrealizowania kilka zmian równolegle, „wykorzystując" te same elementy konfiguracji. Wówczas, o kolejności realizacji zmian decyduje ich priorytet. Analiza historii dokonanych zmian, a także spójna wizja zmian planowanych w przyszłości, co jest możliwe m.in. dzięki wykorzystaniu bazy CMDB, pozwalają na właściwe ustalenie priorytetów zmian. Oznacza to możliwość uniknięcia takich zjawisk, jak chociażby niepotrzebne dublowanie zmian tych samych elementów konfiguracji, wynikające z braku dostatecznej wiedzy nt. wpływu dokonywanych zmian na środowisko, którego dotyczą. Konsekwencja takiego działania może być wzrost kosztów i spadek efektywność działań.

Powołane przykłady wskazują jedynie na kilka ważnych punktów styku analizowanych procesów. Pokazują przy tym, jak ważny jest właściwy przepływ informacji pomiędzy tymi procesami oraz jakie konsekwencje mogą wynikać z sytuacji, gdy ten łańcuch wymiany danych zostanie zerwany bądź zachwiany.

Piotr Konieczny - Kierownik Projektu, Asseco Business Solutions

Branżowe rozwiązania dla MSP - odpowiedź Asseco Business Solutions i Helper

Tworzenie specjalistycznych rozwiązań dla małych firm nie jest jeszcze zbyt popularne - mimo zbudowania doskonale funkcjonującego systemu i tak najczęściej zostanie on odłożony na półkę ze względu na wysokie koszty zakupu, brak wystarczającej liczby pracowników czy zwykłą niechęć przedsiębiorstw do zmian. Ta opinia ma swoje realne uzasadnienie: MSP nie mają po prostu budżetu na zakup czy dzierżawę nowoczesnych technologii. Tymczasem wdrożenia przeprowadzane na rynku przeczą tej nieformalnej zasadzie: branżowe systemy informatyczne rozchodzą się jak świeże bułeczki. Muszą jednak trafić na podatny grunt.

Fabryka Okien „Redan" powstała w 2000 roku. W ciągu siedmiu lat działalności spółka stała się czołowym producentem stolarki okiennej i drzwiowej z PCV i aluminium w regionie Pomorza Środkowego. Przez cały ten okres firma dysponowała tylko jednym programem marki WAPRO (WF-MAG) do prowadzenia uproszczonej ewidencji magazynowej. Oddzielnie prowadzono wszystkie inne procesy, takie jak księgowość, projektowanie czy kontrolę zamówień.

W związku z dynamicznym rozwojem spółki, dotychczasowy program okazał się niewystarczalny - firma Redan rozpoczęła poszukiwania bardziej zaawansowanego narzędzia informatycznego, pozwalającego na pełną ewidencję obrotu towarowego ze szczególnym uwzględnieniem specyfiki produktowej. Istotnym elementem była możliwość integracji wykorzystywanej aplikacji technologicznej z magazynową. Ostatecznie firma zdecydowała się na wdrożenie aplikacji WA-PRO WF-MAG Prestiż dla Windows oraz dedykowanego modułu integracji z aplikacjami WH-OKNA i Stolcad, stworzonego przez firmę Helper z Koszalina, która od wielu już lat jest dystrybutorem rozwiązania WF-Mag, oferowanego przez Asseco Business Solutions (dawne WA-PRO).

- Sektora MSP nie stać na zakup drogich systemów wspomagających zarządzanie, w których większość funkcjonalności aplikacji i tak pozostałaby niewykorzystana. Często jednak rosnące potrzeby i wymagania wymuszają integrację wdrożonych już systemów z rozwiązaniami dedykowanymi. W przypadku firmy Redan kluczowe było umożliwienie firmie prowadzenia pełnej ewidencji obrotu towarowego ze szczególnym uwzględnieniem specyfiki produkcyjnej. Jasno sprecyzowane oczekiwania klienta i przejrzysta sytuacja wśród załogi, umożliwiła sprawne przeprowadzenie prac wdrożeniowych - mówi Sławomir Hałka, właściciel firmy Helper, która przeprowadzała wdrożenia systemu.

W dużej mierze opłacalność tworzenia i implementacji produktów branżowych zależy od sektora, w którym działa spółka. O ile spółki MSP z branży handlowej zadowolą się często seryjnym rozwiązaniem, o tyle przedsiębiorstwa produkcyjne czy usługowe wymagają dodatkowych narzędzi: integracji danych z innych aplikacji, dodatkowych procedur czy rozbudowanych funkcji raportowania. Tą zależność dostrzegają również producenci.

- Producentom oprogramowania opłaca się tworzyć specjalne dedykowane systemy IT dla niedysponujących wysokimi budżetami firm z sektora MSP, pod warunkiem, że przygotowany tzw. standard oprogramowania umożliwia rozszerzenie o dodatkowe, branżowe funkcjonalności, względnie udostępnienia zestawu dodatkowych parametrów, których odpowiednie ustawienie aktywuje zawarte już w produkcie funkcjonalności użyteczne dla danego projektu. Takie operacje przeprowadzają zwykle dealerzy, którzy są najbliżej klienta i potrafią najtrafniej dobrać rozwiązania pod jego oczekiwania - mówi Janusz Królik, Dyrektor ds. Oprogramowania WAPRO w Asseco Business Solutions

Z doświadczenia producentów i dystrybutorów wynika jednak, że niewiele firm decyduje się na dokonanie szczegółowej analizy ekonomicznej w zakresie wdrażanego oprogramowania. Niestety decyzja o zakupie nowego systemu jest najczęściej warunkowana potrzebą posiadania bardziej nowoczesnych narzędzi ewidencyjnych, a nie realną wiedzą na temat konieczności usprawnienia konkretnych procesów.

- Źródłem wciąż niskiego zainteresowania MSP nowoczesnymi systemami IT są ograniczenia finansowe. Tymczasem wachlarz możliwości pozyskiwania dotacji jest bardzo szeroki, chociażby przez program Perspektywa Finansowa 2007-2013, która w ramach Regionalnych Programach Operacyjnych udostępni ponad 8 mld euro na projekty związane z IT. Ponadto podejmując współpracę z dostawcą systemu informatycznego, firma pozyskuje długoletniego partnera, który może pomóc sprawnie przeprowadzić analizę dotychczas funkcjonującego oprogramowania i zaproponować lepsze, satysfakcjonujące rozwiązanie. Jest to możliwe oczywiście wtedy, gdy dostawca systemu informatycznego dysponuje odpowiednim know-how w tym zakresie - komentuje Sławomir Hałka.

Dla firm z sektora MSP decyzja o zakupie nowego systemu IT może mieć strategiczne znaczenie nie tylko ze względu na przyszłe możliwości rozwoju, ale także nakłady finansowe jakie się z tym wiążą. Dokonując wyboru pomiędzy systemem uniwersalnym a stworzonym specjalnie na potrzeby klienta programem dedykowanym. małe i średnie firmy ze względu na ograniczone budżety najczęściej decydują się na tą pierwszą opcję. Są jednak wyjątki. Realny problem nie tkwi bowiem w samych kosztach, ale w optymalnym zagospodarowaniu tych kosztów, proporcjonalnie do wydajności systemu IT. Czasami branża czy specyfika działania wymusza oprogramowanie dedykowane. I w perspektywie czasu to właśnie się opłaca.

- Różnice kosztów pomiędzy zakupem uniwersalnego systemu, a programu dedykowanego mogą być kolosalne. Przeprowadzenie fachowej analizy pod okiem partnera wdrażającego system pozwoli na przeprowadzenie właściwej kalkulacji i minimalizacje kosztów. Przed wdrożeniem warto zapoznać się z referencjami dotychczasowych wdrożeń o podobnej skali - przede wszystkim określić, czy braki funkcjonalne są do zaakceptowania i nie wpłyną znacząco, na jakość prowadzonego biznesu. Jeżeli istnieje ryzyko znacznego pogorszenia się sytuacji, należy podjąć decyzję o wdrożeniu systemu dedykowanego - dodaje Janusz Królik.

BI – kolejny krok po wdrożeniu systemu ERP Business Intelligence w służbie firmy

Wdrożenie systemu wspomagający zarządzanie klasy ERP przestało być zjawiskiem niespotykanym lub rzadkim. Rzeczywistość, w której małe firmy chcą mieć nowoczesne oprogramowanie oferujące wielorakie funkcjonalności, zmusza wszystkie przedsiębiorstwa do troski o ciągłe podnoszenie własnej konkurencyjności. Jednym z faktów świadczących o innowacyjności firm jest wdrożenie systemu Business Intelligence.

Mówi się, że zwykle kolejnym krokiem po wdrożeniu systemu ERP jest system BI. O ile ten pierwszy pomoże uporządkować, usprawnić i zwiększyć efektywność procesów zachodzących w firmie, o tyle BI umożliwia analizę tych procesów i obranie skutecznej drogi rozwoju w przyszłości. Wymaga jednak dużego zaangażowania i zrozumienia. Ze strony człowieka, oczywiście.

Podstawowym zadaniem systemu klasy Business Intelligence jest umożliwienie przedsiębiorcy podejmowania jak najbardziej słusznych decyzji dzięki dostarczeniu szerokiego spektrum danych analitycznych. Systemy BI pozwalają przewidzieć trendy, nakreślić strategię firmy, zaprezentować nie tylko moment, w którym obecnie się ona znajduje, ale przede wszystkim powiedzieć w jakim kierunku zmierza. Umiejętne zarządzanie i eksploatowanie Business Intelligence pozwala zminimalizować niebezpieczeństwo związane z podjęciem każdej decyzji - ryzyko. Z drugiej strony, z efektów pracy systemów BI, korzysta ogniwo najsłabsze i podlegające największemu ryzyku popełnienia pomyłki - człowiek.

Niejednokrotnie można spotkać się z opinią jakoby wdrożenie systemu BI mogło zastąpić cały proces decyzyjny zachodzący w przedsiębiorstwie. Tymczasem celem wdrożenia Business Intelligence jest dostarczenie różnorodnych zasobów danych, których sposób wykorzystania zależy już od samego człowieka.

Proces podejmowania decyzji, zwłaszcza biznesowych, jest z wielu przyczyn niezwykle utrudniony: nieuporządkowany obieg wymiany informacji, szum informacyjny, rutynowo wykonywane czynności, duża liczba możliwych do zrealizowania wariantów, złożoność procesu decyzyjnego czy skrajnie wysoki stopień ryzyka - bardzo duże korzyści postawione naprzeciwko głębokich strat. Systemy Business Intelligence odciążają i wspierają przedsiębiorstwa w zakresie prowadzonych badań i analiz: umożliwiają podjęcie decyzji jednoznacznych (rozumianych jednakowo przez cała organizację), we właściwym czasie (eliminacja elementu opóźnienia wynikającego np. z braku danych przesądzających o objęciu danego stanowiska), optymalnych kosztowo (podpartej wieloma analizami), z możliwością weryfikacji (sprawdzenia czy efekty były zgodne z założeniami) i korelacji z całą strategią organizacji (dostosowanie do długofalowych działań firmy).

Zakres funkcjonalności systemów klasy BI sprawdza się w każdej branży: w sektorze finansowym systemy umożliwiają szybka i sprawną weryfikację profilu klienta oraz określenie jego np. zdolności kredytowej; w olbrzymich firmach produkcyjnych systemy BI pozwalaj na monitoring realizowanej strategii i szybkie reagowanie na zmieniającą się sytuację np. na rynku surowców; w sektorze telekomunikacyjnym BI może wspierać contact center w zarządzaniu danymi i rozliczaniu klientów. Z kolei policja, służby ochrony i jednostki zwalczające przestępczość korzystają z BI przy tworzeniu platform rejestrujących szkodliwe działania w Internecie, przy monitoringu operacji finansowych czy budowaniu wielofunkcyjnych baz danych. Zastosowanie BI umożliwia szybkie wychwycenie informacji, które zostałyby długo niezauważone przez człowieka, jak powiązane ze sobą transakcje finansowe czy generowanie potencjalnych zagrożeń atakami w Internecie.

Systemy Business Intelligence należy raczej traktować jako niezmiernie istotny element wspierający działania podstawowego systemu niż aplikacje własne. Celem wdrożenie systemu BI jest zawsze zdobycie umiejętności podejmowania właściwych decyzji, bez względu na to czy dotyczą one bezpieczeństwa mienia i ludzi czy mają być drogą do zdobycia przewagi konkurencyjnej. Jedną z cech charakterystycznych dla narzędzi BI jest możliwość generowania indywidualnych analiz dla danego przypadku przy zachowaniu masowego wolumenu dostarczanych danych i jednakowego czasu ich przetwarzanych. Podjecie decyzji na podstawie tych analiz zawsze jednak będzie należało do człowieka.

Wzrost popularności rozwiązań klasy Business Intelligence odnajduje potwierdzenia w badaniach rynkowych. Wg raportu IDC globalny rynek Business Intelligence rozwiał się w tempie 12,1 proc. rocznie, osiągając w 2007 roku wartość 7,05 mld USD. Najszybciej rozwijał się segment zaawansowanych narzędzi analitycznych, których udział w rynku wynosi obecnie 20 proc. i coraz szybciej rośnie. Przewiduje się, że rozwój drugiego segmentu rynku BI - oprogramowania przeznaczonego do bieżących analiz i raportowania (QRA) - zintensyfikuje się, gdy rynek Business Intelligence wejdzie w fazę stabilnego rozwoju i wzrośnie potrzeba dostarczania bardziej zaawansowanych, „wejściowych" danych. Postępujący obecnie proces kształtowania się obrazu rynku przez procesy konsolidacyjne, może z jednej strony przyspieszyć i zdynamizować rozwój narzędzi Business Intelligence. Fuzje i przejęcia mogą doprowadzić do zbudowania potęg kapitałowych, dysponujących najnowocześniejszą technologią i wiedzą. Może to jednak doprowadzić również do zahamowania konkurencji na rynku, ustalenia cen na wysokim poziomie i bardzo wolnym wprowadzaniu innowacyjnych rozwiązań ze względu na brak presji konkurencyjnej.

W przeciwieństwie jednak do innych systemów, rozwój rozwiązań Business Intelligence jest w dużej mierze stymulowany przez trendy lub prawa rządzące w danym sektorze gospodarki. Pytanie o przyszłość Business Intelligence w sektorze finansowym jest bliskie zagadnieniu demokratyzacji informacji - gdzie przebiega granica pomiędzy ochroną danych a skutecznym ich zarządzaniem, czy w przypadku produkcji i energetyki - na ile efektywne może być uwolnienie rynku i jakie ostateczne skutki przyniesie to gospodarce. Jednak wpływ polityków i prawników na rozwój systemów BI jest ograniczony. Bardziej należy docenić tych którzy kreują wizję rozwoju gospodarki z punktu widzenia ekonomii.

Marcin Wójcicki
Zastępca Dyrektora Działu Business Intelligence w Asseco Business Solutions

Matrix czy rzeczywistość? Technologie szyfrowania dysków, jako przykład nowoczesnego działania przeciw utracie danych

Szyfrowanie danych to jedna z metod zapobiegania utraty informacji w firmie. Jest to też bardzo pojemny termin. Szyfrować można zarówno pliki, komputery czy przesył danych. Wszystko to ma jeden cel - chronić jeden z najcenniejszych zasobów w firmie - informacje.

Szyfrowanie danych polega na zachowaniu ich poufności w różnych fazach przetwarzania. Jedni potrzebują szyfrować dane na dyskach twardych komputerów, inni podczas przesyłania. W każdej fazie istnienia, informacja jest poddana różnorakim zagrożeniom, które mogą prowadzić do je odczytania przez niepowołaną osobę. Jednak w ostatnim dziesięcioleciu, odkąd mobilność użytkowników pociągnęła za sobą potrzebę podążania za nimi informacji, zwrócono uwagę na duże zagrożenia związane z kradzieżą danych.

Firma Asseco Business Solutions SA w swojej ofercie zapewnia kompleksowe podejście do szyfrowania danych na każdym etapie jej przetwarzania. Oferujmy systemy czołowych producentów do:

szyfrowania dysków- McAfee Endpoint - systemy szyfrujące wszystkie dane zapisane na dysku twardym komputera; przezroczysty dla użytkownika; uruchomienie komputera następuje po poprawnym uwierzytelnieniu (login/hasło lub certyfikat na tokenie).
szyfrowania plików i folderów na dyskach i urządzeniach zewnętrznych USB, CD/DVD -McAfee Endpoint Encryption for Files and Folders - systemy szyfrujące wybrane pliki lub foldery; integracja z menu kontekstowym Windows; można wymusić szyfrowanie danych na dyskach zewnętrznych i pamięciach podłączanych po USB do komputera; tworzy samorozpakowywalne archiwa, dzięki czemu odbiorca danych nie musi posiadać zainstalowanego oprogramowania do deszyfracji.
szyfrowanie pamięci w urządzeniach mobilnych - McAfee Endpoint Encryption - system oferujący szyfrowanie danych zapisanych w pamięci w smartphonach z systemem Symbian, Palmtopach z systemem Windows Mobile i PalmOS; przezroczyste dla użytkownika; zapewnia ochronę przechowywanych kontaktów, maili, wiadomości SMS.
szyfrowane urządzenia USB McAfee Encrypted USB - dedykowane urządzenia, które nie wymagają żadnej interakcji użytkownika; przechowują dane zawsze zaszyfrowane i dostęp do nich jest możliwy po poprawnej autentykacji;
szyfrowania transmisji danych - tunele IPSEC i SSL-VPN(Fortinet FortiGate, F5 Networks FirePass, Check Point VPN-1) - systemy IPSEC oferują szyfrowanie danych przesyłanych w sieciach teleinformatycznych pomiędzy dwoma urządzeniami (gateway to gateway) lub pomiędzy komputerem a urządzeniem (client to gateway); często wykorzystywane do budowy sieci WAN w oparciu o sieć Internet; system SSL-VPN umożliwia zdalny, bezpieczny dostęp do konkretnych aplikacji lub całej sieci z wykorzystaniem standardowej przeglądarki internetowej; do zapewnienia szyfrowania danych wykorzystywany jest popularny protokół SSL

W przypadku systemów szyfrujących dyski i pliki wykorzystywane są znane i sprawdzone algorytmy kryptografii symetrycznej AES-256, 3DES lub RC5-1024. Większość producentów rekomenduje obecnie używanie algorytmu AES-256, który w konkretnych implementacjach posiada często uznane na świecie certyfikacje FIPS 140-2 lub Common Criteria EAL4. Jeżeli chodzi o szyfrowanie danych przesyłanych w sieciach teleinformatycznych, to tu wykorzystywane są różne algorytmy kryptograficzne w zależności od fazy, np. protokół do generowania wspólnego klucza Diffie-Hellman, algorytmy symetryczne 3DES, AES-128, AES-256 oraz funkcje skrótu SHA-1 i MD5. Jednak samo szyfrowanie danych odbywa się najczęściej przez wydajny i sprawdzony protokół symetryczny AES-256.

Pod względem technologicznym systemy szyfrujące dane spełniają w pełni swoje zadanie i co najważniejsze, że są nieuciążliwe dla użytkowników (wręcz przezroczyste dla nich). Wobec tego istnieją dwa czynniki, które mogą prowadzić do jeszcze większej popularności tego typu aplikacji: edukacja kadry zarządzającej, aby zdali sobie sprawę z wartości przetwarzanych informacji, a drugi czynnik, to regulacje prawne, które muszą być spełnione w przedsiębiorstwach.

Regulacje prawne w bezpośredni sposób nie wymuszają szyfrowanie danych przechowywanych na dyskach lub urządzeniach zewnętrznych. Jednak zapisane w dyrektywach unijnych np. Basel II wymagania, nakazują bankom wprowadzenie kontroli danych przenoszonych pomiędzy systemami informatycznymi. Jednym ze sposobów, aby temu sprostać jest właśnie wprowadzenia szyfrowania danych na nośnikach zewnętrznych. Obowiązująca w Polsce Ustawa o Ochronie Danych Osobowych również nie nakazuje szyfrowania danych, natomiast ich ochronę, a za ujawnienie grożą sankcje karne. Nie wszyscy jednak przedsiębiorcy mają o tym świadomość, a dopiero przypadkowe lub celowe ujawnienie takich danych powoduje zainteresowanie wprowadzeniem środków ochronnych.

Systemy szyfrujące dane przesyłane w sieciach teleinformatycznych obecne są na rynku i doceniane przez klientów już od kilkunastu lat. Nikomu już nie trzeba tłumaczyć, że dane przesyłane w sieci TCP/IP narażone są na podsłuch, a więc trzeba je szyfrować. Natomiast w Polsce coraz więcej firm zwraca się do nas z pytaniem o systemy szyfrujące dane na dyskach laptopów oraz urządzeniach USB (pen-drive, dysk zewnętrzny). Jest to obecnie jedna z najbardziej rozwijających się gałęzi bezpieczeństwa.

Grzegorz Łazęcki, IT Security Product Manager w Asseco Business Solutions

Zarządzanie logistyką w hipermarkecie internetowym - wdrożenie systemu Asseco Softlab ERP w Agito SA

Charakterystyka Agito SA
Agito SA jest największym w Polsce internetowym hipermarketem elektronicznym założonym w 2002 roku. W ofercie sklepu znajduje się sprzęt RTV-AGD, komputery i akcesoria, oprogramowanie, telefony GSM oraz sprzęt fotograficzny. Ze względu na dynamiczny wzrost ilości zamówień (o ponad 300% w ciągu dwóch lat wzrosła liczba klientów), szybkie poszerzanie się oferowanego asortymentu, wysokie obroty (120 mln w 2007 roku) spółka zwróciła uwagę na potrzebę usprawnienia procesów zakupów i sprzedaży towarów.

Potrzeby spółki
Przy założeniach wielokrotnego wzrostu liczby transakcji sprzedaży, Agito SA wymagało systemu skalowalnego i elastycznego, dającego możliwości dalszej rozbudowy wraz ze zwiększającymi się potrzebami biznesu. System musiał umożliwiać pełną obsługę procesów back-office w Agito, dawać możliwość tworzenia własnych rozwiązań dobrze dopasowanych do specyfiki firmy oraz zapewniać najwyższą ergonomię pracy. Niezbędne było również, by dostawca oprogramowania posiadał doświadczenie w zakresie aplikacji wspierających zarządzanie logistyką i magazynem wysokiego składowania.

W zakresie procesów logistycznych firma wymagała oprogramowania zwiększającego efektywność zarządzania łańcuchem dostaw (np. wybór dostawców wg kryteriów dostępności towaru lub ceny), optymalizującego zarządzanie pracą magazynu wysokiego składowania (np. wprowadzenie kompletacji wielozadaniowej - kompletacja wielu zamówień przez jedną osobą, optymalizacja trasy w magazynie, wskazywanie towarów do pobrania i kontrola przez system), umożliwiającego wymianę informacji ze sklepem internetowym, generowanie zaawansowanych raportów i analiz.

- Procesy logistyczne i handlowe w sklepie internetowym różnią się znacząco od procesów w tradycyjnych firmach handlowych. Dlatego potrzebowaliśmy doświadczonego i elastycznego partnera, który w ramach systemu ERP stworzy zaawansowane rozwiązania zgodne z naszą strategią. Stąd wybór programu Asseco Softlab ERP firmy Asseco Business Solutions - mówi Tomasz Sypuła, prezes zarządu Agito SA.

Wdrożenie systemu Asseco Softlab ERP
Jasno sprecyzowane cele biznesowe Agito SA pozwoliły na sprawne przejście od procesu analizy do budowy rozwiązania. W pierwszej fazie najważniejsze było szybkie zastąpienie starego ERP nowym systemem, który mógłby natychmiast przejąć obsługę wciąż zwiększającej się liczby klientów oraz obsługę magazynu wysokiego składowania. Krytycznym wymaganiem firmy było utrzymanie wysokiej wiarygodności przez realizację wszystkich zleconych zamówień, stąd największego zaangażowania wymagały moduły sprzedaży i zakupów. Kluczowe było wprowadzenie jak największej automatyzacji procesu realizacji zamówienia. System śledzi, kontroluje i koordynuje proces pozyskiwania ofert na zakup i zamawiania towaru u dostawcy, nadzoruje drogę towaru do magazynu, rozładunek i kompletację oraz przesyłkę do końcowego odbiorcy. Zautomatyzowana jest również alokacja towaru w dostawach pod zamówienia Klientów, dzięki czemu Agito w pełni kontroluje proces realizacji zamówień i szybko reagować na potencjalne zagrożenia.

Kolejnym ważnym obszarem objętym wdrożeniem był magazyn wysokiego składowania, w którym wdrożone zostały rozwiązania optymalizujące operacje magazynowe, usprawniające procesy kompletacji i kontroli zamówień oraz wspierające zarządzanie personelem i ułatwiające monitorowanie prac. Wdrożone zostały rozwiązania mobilne z zastosowaniem technik automatycznej identyfikacji.

Pierwszy etap wdrożenia, obejmujący aplikacje do realizacji zamówień, zarządzania magazynem wysokiego składowania i dokonywania zakupów zakończył się na początku 2008 roku. Następnie trwały prace nad implementacją modułów: logistyczno-sprzedażowego oraz finansowo-księgowego a także modułu obsługi zgłoszeń serwisowych. Na szczególną uwagę zasługuje wdrożenie modułu obsługi klienta i aktualizatorów cenowych. Pierwsza funkcjonalność, dzięki zintegrowaniu w jednym miejscu alertów biznesowych i wszystkich informacji o procesie realizacji zamówień, jest podstawowym pulpitem pracy dla pracownika biura obsługi klienta. Druga - nawet kilka razy dziennie - wczytuje cenniki zakupowe od dostawców (do 300 tys. pozycji dziennie), dokonuje analizy obecnej ceny i proponuje ewentualne zmiany, dzięki czemu firma ma gwarancję stałego utrzymania rentowności sprzedaży przy konkurencyjnych cenach.

W chwili obecnej Asseco Softlab ERP obsługuje już wszystkie wymienione procesy, a całe wdrożenie znajduje się w fazie stabilizacji.

- Środowisko informatyczne Agito SA obejmuje dwie grupy systemów: front office (czyli sklep internetowy, gdzie użytkownicy składają zamówienia i zarządzają swoimi kontami) oraz back office, za który - wraz z gromadzeniem i archiwizacją danych użytkowników - odpowiada system Asseco Softlab ERP. Obecnie trwają prace nad rozszerzeniem mechanizmów elektronicznej wymiany informacji z dostawcami oraz przystosowaniem konfiguracji systemu do nowych modeli logistycznych - mówi Cezary Maciejewski, Dyrektor Zarządzający Oddziału w Warszawie firmy Asseco Business Solutions.

Korzyści z wdrożenia systemu ERP
System Softlab SQL umożliwił wprowadzenie elektronicznej wymiany danych i automatyzację przetwarzania informacji, co minimalizuje błędy ludzkie, zmniejsza koszty obsługi i skraca cykl sprzedaży.

- Dostępne elastyczne narzędzia biznesowe umożliwiają zmianę funkcji biznesowych systemu według potrzeb klienta. Istotne jest także to, że system jest skalowalny - Agito jest hipermarketem internetowym, zarządzanym - w porównaniu do jego tradycyjnych odpowiedników - przez bardzo niewielką grupę ludzi. System umożliwia sprawną obsługę teraz oraz wprowadzenie planów rozwojowych w przyszłości bez konieczności zwiększania liczby stanowisk. Z punktu widzenia technologicznego, klient ma pewność ciągłego i bezpiecznego działania i rozwoju systemu - dodaje Cezary Maciejewski.

Ale Asseco Softlab ERP to przede wszystkim skrócenie czasu realizacji zamówień dla klientów. Wdrożony system zwiększa ilość obsługiwanych zamówień, generuje lepszą informację o dostępności produktów, usprawnia politykę cenową, optymalizuje zarządzanie personelem, skraca czas obsługi reklamacji i umożliwia rozszerzenie sprzedawanego asortymentu.

- Agito bez dobrego systemu wspomagającego zarządzanie nie byłoby w stanie sprostać swojej rosnącej popularności. Nie moglibyśmy zrealizować wszystkich zamówień, zwłaszcza tych sezonowych, związanych na przykład ze świątecznym szczytem. Wdrożenie systemu ERP umożliwia nam elastyczne zarządzanie firmą i zamówieniami, umacnianie reputacji spółki, jako solidnego i wywiązującego się ze swoich zobowiązań partnera oraz rozwój w kierunku zdobycia pozycji internetowego lidera rynku - kończy Tomasz Sypuła.

Wdrożenie systemów informatycznych w modelu SaaS

Analiza trendów wdrożeniowych modelu SaaS w Polsce

Wbrew powszechnie panującym opiniom rynek rozwiązań SaaS (Software as a Service) funkcjonuje już w Polsce od kilku lat. Rozwiązania te polegają na udostępnianiu oprogramowania w formie usługi, czyli de facto jego dzierżawie przez użytkownika. Dostęp do systemu jest możliwy przez Internet.

Jedne z pierwszych wdrożeń w modelu SaaS w Polsce były do tej pory realizowane głównie w obszarze aplikacji SFA i CRM. Obecnie sam rynek jest jeszcze w fazie wczesnego wzrostu. Skala usług oferowanych w tym modelu w Polsce jest bowiem nadal mocno ograniczona. Analizując jednak trendy światowe oraz mając na uwadze coraz większą świadomość informatyczną polskich firm należy przyjąć, że skala sprzedaży systemów w SaaS będzie dynamicznie rosła. Wzrost ten będzie mocno zróżnicowany w zakresie różnych kategorii systemów. Z pewnością dużo szybciej będzie rozwijał się w zakresie systemów biurowych, zarządzania dokumentami, aplikacji CRM. Dużo wolniej w zakresie systemów ERP.

Obecnie na polskim rynku występują dwie kategorie dostawców aplikacji w modelu SaaS. Pierwsza kategoria to polskie firmy informatyczne produkujące i wdrażające systemy dedykowane do obsługi konkretnych procesów biznesowych. Przykładem może być tu Anica System, od kilku już lat specjalizująca się we wdrażaniu (właśnie w modelu SaaS) mobilnych systemów klasy SFA. Druga kategoria to globalne koncerny zajmujące się produkcją oprogramowania - głównie pakietów biurowych, aplikacji komunikacyjnych. Firmy należące do tej kategorii coraz częściej decydują się na oferowanie swych produktów w modelu SaaS. Z pewnością proces ten będzie miał stały charakter. Konieczność obniżania bariery wejścia w system, działania konkurencji czy też wreszcie możliwość ściślejszej współpracy z klientem (jaką daje model SaaS) sprawi, że coraz więcej graczy na rynku IT będzie oferowało swoje programowania właśnie jako usługę.

Na podstawie analiz rynku można stwierdzić, że przykładem branży, która w Polsce już od kilku lat korzysta z oferty SaaS są producenci oraz dystrybutorzy dóbr szybkorotujących (sektor FMCG). Wykorzystują oni model SaaS głównie w obszarze systemów wspomagających zarządzanie terenowymi strukturami sprzedaży, systemów wspomagających sprzedaż, czy wreszcie aplikacji analitycznych. Obecnie coraz więcej firm zaczyna interesować się zakupem w modelu SaaS aplikacji biurowych czy też komunikacyjnych.

Należy jednak pamiętać, iż decyzja o wejście w model SaaS każdorazowo musi wynikać z wymiernych korzyści biznesowych - te zaś w przypadku różnych organizacji mogą być zupełnie odmienne. Dlatego też modelu SaaS nie należy traktować jako jedynego słusznego podejścia do kwestii informatyzacji przedsiębiorstw. Może być to z pewnością bardzo korzystne rozwiązanie, ale musi być ono dostosowane do specyfiki firmy, która zastanawia się nad wyborem tego typu formy zakupu systemów. Zawsze takie analizy należy przeprowadzać indywidualnie dla konkretnego przypadku biznesowego. SaaS nie może być modą, której bezkrytycznie ulegną wszystkie firmy ale świadomą decyzją.

W długofalowej perspektywie model SaaS będzie z pewnością opłacalny dla każdego przedsiębiorstwa. Oczywiście w przypadku różnego typu systemów, skali rozwiązań i wielkości organizacji, zarówno koszty jak i korzyści mogą być istotnie różne. Model SaaS jest najbardziej korzystnym rozwiązaniem dla tych firm, które świadomie nie chcą tworzyć w swoich strukturach rozbudowanych działów IT. Mogą one bowiem koncentrować się na biznesowych aspektach działania rozwiązań informatycznych - czyli de facto zajmować się wykorzystaniem dostępnych funkcji, zaś kwestie techniczne, administracyjne czy serwisowe pozostawić dostawcy rozwiązań.

Dlatego też można przypuszczać, że w pewnym odróżnieniu od rynku europejskiego w Polsce z rozwiązań SaaS szybciej zaczną korzystać firmy z sektora MŚP. Będzie to spowodowane prostym rachunkiem ekonomicznym. Z jednej strony wymogi europejskiego rynku zobowiązują do stałego podnoszenia standardów np. w zakresie bezpieczeństwa danych. Z drugiej strony zapewnienie bardzo wysokiego poziomu bezpieczeństwa wymaga ponoszenia przez firmę znaczących nakładów, co więcej stałego utrzymywania zasobów osobowych dedykowanych wyłącznie do realizacji tego celu. W przypadku małych i średnich firm tego typu inwestycje, realizowane we własnym zakresie, będą zdecydowanie nieopłacalne. O wiele bardziej racjonalne będzie skorzystanie z usług specjalistycznych firm, specjalizujących się w outsourcingu rozwiązań informatycznych, zabezpieczaniu danych, czy wreszcie dzierżawie aplikacji.

Do góry ↑ Drukuj