Asseco Softlab ERP wspiera Agito

Agito SA jest internetowym hipermarketem elektronicznym założonym w 2002 roku. W ofercie sklepu znajduje się sprzęt RTV-AGD, komputery i akcesoria, oprogramowanie, telefony GSM oraz sprzęt fotograficzny. Ze względu na dynamiczny wzrost ilości zamówień (o ponad 300% w ciągu dwóch lat wzrosła liczba klientów), szybkie poszerzanie się oferowanego asortymentu (przyrost liczby towarów w perspektywie dwóch lat wynosi 50%) oraz plany debiutu na warszawskiej GPW, spółka zwróciła uwagę na potrzebę usprawnienia procesów zakupów i sprzedaży towarów.

Potrzeby spółki
Przy założeniach osiągnięcia 10-krotnego wzrostu miesięcznej liczby sprzedaży, Agito SA wymagało systemu elastycznego, z możliwością rozbudowy lub konsolidacji określonych modułów. System musiał być w pełni kastomizowany z zachowaniem najwyższej ergonomii pracy.

W zakresie funkcjonalności firma wymagała oprogramowania zwiększającego efektywność zarządzania łańcuchem dostaw, optymalizującego zarządzanie pracą magazynu wysokiego składowania (np. wprowadzenie kompletacji wielozadaniowej - kompletacja wielu zamówień przez jedną osobą, a optymalizacja trasy w magazynie, wskazywanie towarów do pobrania i kontrola przez system), umożliwiającego wymianę informacji ze sklepem internetowym, generowanie zaawansowanych raportów i analiz oraz automatycznego zamawianie towaru just-in-time.

Procesy logistyczne i handlowe w sklepie internetowym różnią się znacząco od procesów w tradycyjnych firmach handlowych. Dlatego potrzebowaliśmy doświadczonego i elastycznego partnera, który w ramach systemu ERP stworzy zaawansowane rozwiązania zgodne z naszą strategią. Stąd wybór systemu marki Asseco Softlab firmy Asseco Business Solutions – mówi Tomasz Sypuła, prezes zarządu Agito SA.

Wdrożenie systemu Asseco Softlab ERP
Jasno sprecyzowane cele wdrożeniowe Agito SA pozwoliły na sprawne przejście od procesu analizy do rozpoczęcia wdrożenia. W pierwszej fazie najważniejsze było szybkie zastąpienie starego ERP nowym systemem, który mógłby natychmiast przejąć obsługę wciąż zwiększającej się liczby klientów oraz obsługę magazynu wysokiego składowania.

Krytycznym obszarem firmy była realizacja wszystkich zleconych zamówień, stąd największego zaangażowania wymagały moduły sprzedaży i zakupów. Kluczową sprawą było wprowadzenie jak największej automatyzacji procesu realizacji zamówienia. Proces ten jest najbardziej widoczny podczas alokacji towaru oraz związanego z tym czasu wykonania zlecenia: system śledzi, kontroluje i koordynuje proces pozyskiwania ofert na zakup, zamawianie towaru u dostawcy, drogę towaru do magazynu, rozładunek i kompletację oraz przesyłkę do końcowego odbiorcy.

Pierwszy etap wdrożenia, obejmujący aplikacje do realizacji zamówień, zarządzania magazynem wysokiego składowania i dokonywania zakupów zakończył się na początku 2008 roku. Następnie trwały prace nad implementacją modułów: logistyczno-sprzedażowego oraz finansowo— księgowego a także modułu obsługi zgłoszeń serwisowych. Na szczególną uwagę zasługuje wdrożenie modułu obsługi Help Desku i aktualizatorów cenowych. Pierwsza funkcjonalność, dzięki zintegrowaniu wszystkich kanałów, którymi napływają zamówienia oraz przekazaniu ich do jednego systemu, usprawnia pracę działu Obsługi Klienta. Druga – nawet kilka razy dziennie – wczytuje cenniki zakupowe od dostawców (około 50 tys. pozycji), dokonuje analizy obecnej ceny i proponuje ewentualne zmiany, dzięki czemu firma ma gwarancję stałego utrzymania rentowności sprzedaży.

W chwili obecnej system Asseco Softlab ERP obsługuje już wszystkie wymienione procesy, a całe wdrożenie znajduje się w fazie stabilizacji.

„Środowisko informatyczne Agito SA obejmuje dwie grupy systemów: front office (czyli sklep internetowy, gdzie użytkownicy składają zamówienia i zarządzają swoimi kontami) oraz back office, za który – wraz z gromadzeniem i archiwizacją danych użytkowników - odpowiada system Asseco Softlab ERP. Obecnie trwają prace nad uruchomieniem nowych kanałów płatności oraz wymianą drogą elektroniczną informacji z dostawcami przy pomocy EDI, rozliczeniami pracy produkt managerów oraz przystosowaniem konfiguracji systemu do nowego modelu pracy wszystkich firm z Grupy Agito" - mówi Cezary Maciejewski, Dyrektor Zarządzający Oddziału w Warszawie firmy Asseco Business Solutions.

Korzyści z wdrożenia systemu ERP
System Asseco Softlab ERP umożliwił wprowadzenie elektronicznej wymiany danych i automatyzację przetwarzania informacji, co minimalizuje zaistnienie błędów ludzkich, zwiększa dokładność przetwarzania danych, zmniejsza koszt obsługi i skraca czas realizacji zamówienia oraz usprawnia cykl logistyczny. Ponadto system generuje dokładniejsze prognozy, uwzględniające czynniki takie jak: sezonowość, zmienność produkcji.

Dostępne elastyczne narzędzia biznesowe umożliwiają zmianę funkcji biznesowych systemu według potrzeb klienta. Istotne jest także to, że system jest skalowalny – Agito jest hipermarketem internetowym, zarządzanym – w porównaniu do jego tradycyjnych odpowiedników – przez bardzo niewielką grupę ludzi. "System umożliwia sprawną obsługę teraz oraz wprowadzenie planów rozwojowych w przyszłości bez konieczności zwiększania czy zmniejszania liczby stanowisk. Z punktu widzenia technologicznego, klient ma pewność ciągłego i bezpiecznego działania i rozwoju systemu" – dodaje Cezary Maciejewski.

Ale Asseco Softlab ERP to przede wszystkim skrócenie czasu realizacji zamówień dla klientów. Wdrożony system zwiększa ilość obsługiwanych zamówień, generuje lepszą informację o dostępności produktów, usprawnia politykę cenową, optymalizuje zarządzanie personelem, skraca czas obsługi reklamacji i umożliwia rozszerzenie sprzedawanego asortymentu.

"Agito bez dobrego systemu wspomagającego zarządzanie nie byłoby w stanie sprostać swojej rosnącej popularności. Nie moglibyśmy zrealizować wszystkich zamówień, zwłaszcza tych sezonowych, związanych na przykład ze świątecznym szczytem. Wdrożenie systemu ERP umożliwia nam elastyczne zarządzanie firmą i zamówieniami, umacnianie reputacji spółki jako solidnego i wywiązującego się ze swoich zobowiązań partnera oraz rozwój w kierunku zdobycia pozycji
internetowego potentata" – kończy Tomasz Sypuła.