Europejski lider branży motoryzacyjnej z systemem Asseco BS

Feu Vert to jeden z europejskich liderów w dziedzinie obsługi samochodów - powstała w 1972 r. we Francji sieć dziś posiada ponad 400 serwisów w Europie(Francja, Hiszpania, Polska, Portugalia). W kraju macierzystym stała się najlepiej rozpoznawaną i najsilniejszą siecią obsługi samochodów, liczącą 308 centrów. Pierwsze otwarcie centrum Feu Vert w Polsce miało miejsce w roku 1998. Od tego czasu otwarte zostało kolejnych 6 serwisów ze sklepami w największych miastach Polski, jak: Warszawa, Kraków, Katowice, Łódź, Szczecin oraz w Jankach koło Warszawy.

W Polsce są obecne dwie sieci należące do grupy Feu Vert:

• Feu Vert - 7 centrów, zlokalizowanych obok supermarketów w Łodzi, Katowicach, Krakowie, Szczecinie i Warszawie, gdzie oprócz serwisu znaleźć można sklep motoryzacyjny.
• Feu Vert Car Service - 13 centrów obsługi samochodów o dogodnych lokalizacjach w Bydgoszczy, Gdańsku, Gdyni, Krakowie, Łodzi, Poznaniu i Warszawie, wyróżniających się szerokim zakresem usług, krótkim czasem napraw oraz wysokim poziomem obsługi Klienta. Feu Vert Polska i Feu Vert Car Service z 20 centrami obsługi i ponad 300 pracownikami stanowią obecnie drugą co do wielkości sieć serwisów typu fast-fit gwarantując szybką, pewną i profesjonalną usługę.

Rozwój firmy wymógł zmiany w systemie
Rosnące na polskim rynku zapotrzebowanie klientów na szybką i sprawną obsługę w zakresie napraw samochodów oraz rosnące zapotrzebowanie tak zwanych klientów flotowych na obsługę samochodów rozsianych po terenie kraju wymusiło na firmie usprawnienia oraz zoptymalizowania sposobu działania placówek handlowo-usługowych. Po powiększeniu ilości placówek serwisowych poprzez zakup firmy Shell autoserv, firma stanęła przed wyzwaniem zintegrowania systemów działających w obydwu strukturach. Celem działań integracyjnych było objęcia implementacją zarówno centrali firmy jakrównież stacji serwisowych wraz z samoobsługowymi sklepami motoryzacyjnymi. Większość firm z branży IT nie oferuje rozwiązań uniwersalnych do obsługi sprzedaży detalicznej wraz z obsługą specyficznej działalności stacji naprawczych.

Wybrane rozwiązanie Asseco BS

Idealnym rozwiązaniem okazało się wdrożenie w całej sieci Feu Vert Polska systemów Asseco Business Solutions, które wykorzystywała przejęta firma Shell autoserv. Wdrożony został system klasy ERP - Asseco Safo ERP wraz z Systemem do Zarządzania siecią placówek handlowych Asseco Safo Retail wzbogaconym o moduł obsługę stacji napraw pojazdów. Zadaniem systemu Asseco Safo Retail, oprócz zapewnienia funkcjonalności typowych dla sprzedaży detalicznej i obsługi stacji napraw i możliwości dostępu on-line do danych w systemie centralnym jest umożliwienie pracy w rozproszonych placówkach firmy w przypadku braku połączenia z centralą. Wdrożenie rozwiązania opartego na dwóch współpracujących systemach -ERP i Retail, zapewniło pełną kontrolę nad spójnością przepływu danych z wielu rozproszonych placówek firmy Feu Vert.

„Profesjonalne, centralne zarządzanie zapewni doskonałą kontrolę nad funkcjonowaniem rozproszonych punktów handlowych spółki Feu Vert, które wymagają wsparcia specjalistycznych narzędzi informatycznych. W myśl tego zdecydowaliśmy się na wdrożenie rozwiązań spółki Asseco Business Solutions. Aplikacje pozwolą usystematyzować i usprawnić wiele procesów biznesowych zachodzących w firmie. Zapewnią też większą skuteczność działania, maksymalne bezpieczeństwo danych oraz kontrolę poprawności i kompletności wykonywanych usług sprzedażowych i serwisowych" - mówił o celach wdrożenia Wojciech Nowak, szef działu IT w Feu Vert Polska.

Idealny system dla sieci

Wdrożenie obejmowało wszystkie procesy zachodzące w firmie, lecz najistotniejsze dla działania firmy była integracja i wdrożenie systemu wspierającego i obsługę rozproszonej sieci sklepów i serwisów. Wdrożenie systemu Asseco Safo umożliwiło płynny przepływ informacji pomiędzy punktami sprzedaży a centralą. Podstawowym źródłem danych o kartotekach jest system centralny, co wymusza porządek i zwiększa kontrolę nad asortymentem znajdującym się w sklepach, dostawcami itp. Z kolei dokumenty sprzedaży wystawiane w sklepie są przesyłane do centrali gdzie podlegają analizie. Pozwala to na zapewnienie pełnej spójności danych i umożliwia lepsze i dokładniejsze badanie wyników i tendencji sprzedaży, zachowań i preferencji klientów. Dzięki temu możliwe jest szybsze i bardziej efektywne reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe. Mechanizmy centralnego zarządzania pozwala na wydajniejsze wsparcie i prostsze zarządzanie wszystkimi procesami zachodzącymi w placówkach rozproszonych (sklepach, serwisach) dając tym samym lepszą kontrolę nad działaniem sieci. System umożliwia automatyczne generowanie wybranych dokumentów i pozwala na tworzenie powiązanych ze sobą ciągów dokumentów wewnętrznych. Automatyzacja i automatyczna kontrola wielu procesów umożliwiła zmniejszenie obciążeń pracowników i zwiększenie efektywności ich pracy.

Zamówienia od dostawców

Asseco Safo usprawnia proces zamówień do dostawców. Pozwala zarówno na automatyczne jak i ręczne tworzenie zamówień do dostawców. Umożliwia automatyczne tworzenie analiz niezbędnych do prawidłowego oszacowania wykonanej sprzedaży oraz prognozy na przyszłe okresy. Użytkownik otrzymuje niezbędne informacje dotyczące sprzedaży w wymiarze ilościowym i wartościowym, w podziale na wybrane okresy (tygodnie, miesiące, lata) oraz informacje odostępności asortymentów w wybranych okresach. Stworzone zamówienie może być przez system wysłane bezpośrednio do dostawcy którego dotyczy.

Etykiety

System obsługuje wiele magazynów, umożliwia podział magazynu na strefy i adresy magazynowe. Zarządzanie towarem w magazynie i sprzedaż usprawnia dodatkowo moduł wspierający zarządzanie etykietami. Pozwala na drukowanie wielu rodzajów etykiet, które zostały udostępnione w danej placówce. Dzięki możliwości drukowania etykiet automatycznie z poziomu dostaw do magazynu, kartoteki asortymentowej czy modułu zmiany cen pozwala na przyspieszenie dostawy, szybką aktualizację cen oraz uzupełnianie brakujących etykiet na towarach.

Zarządzanie towarami specjalnymi

W celu usprawnienia zarządzania częściami zamawianymi pod indywidualne, nierzadko niestandardowe potrzeby klienta wdrożony został moduł Towarów specjalnych. Jest to rozwiązanie problemu charakterystycznego dla branży, które pozwala uniknąć mnożenia kartotek materiałowych zakładanych dla jednorazowo sprowadzanych towarów (np. sprzęgło do ferrari), umożliwiające równocześnie zachowanie pełnej historii zamówienia i obiegu takiego towaru. Moduł ten pozwala na rejestrację wszelkich informacji o danym asortymencie niezbędnych w procesie zamówienia do dostawcy, sprzedaży, zwrotu jak i reklamacji informacje (takich jak nazwa, dostawca, grupa asortymentowa, cena, ilość, kod kreskowy, kod producenta i inne). Umożliwia realizację zamówienia i sprzedaży oraz późniejsze śledzenie pełnej historii danej części.

Nowatorskie rozwiązania w serwisie

Wdrożony system pozwala na pełną obsługę procesu naprawy samochodu - od przyjęcia zlecenia od klienta poprzez wyznaczanie czasu i terminu naprawy, przydzielanie mechaników obsługujących, kalkulację wartości, rejestrację wymienianych części, poprzez automatyczne zamknięcie i zafakturowanie takiego zlecenia. Ciekawym rozwiązaniem wdrożonym w Feu Vert wspierającym pracę w serwisie jest zastosowanie skanerów 2D. Skanery te używane są do skanowania kodów dwuwymiarowych znajdujących się na dowodach rejestracyjnych samochodów, co znacznie ułatwia pracę, eliminuje pomyłki przy wprowadzaniu danych pojazdu, oraz zdecydowanie skraca czas obsługi klienta.

Lepsza obsługa klienta i usprawnienie zarządzania

Integracja systemu obsługi serwisu samochodowego z modułem sklepowym znacznie usprawniło obsługę klienta. Dzięki automatyzacji procesu od przyjęcia zlecenia naprawy do wystawienia faktury w kasie i zredukowaniu ilości danych wprowadzanych ręcznie obsługa klientów jest szybsza a ilość powstających błędów znacząco się zmniejszyła. Wdrożony system pozwolił na wykorzystanie procedur automatycznego pobierania danych (m.in. skanowanie kodów 2D z dowodów rejestracyjnych, wykorzystywania wspólnych baz danych o klientach i pojazdach itp.) co poprawiło zarówno jakość obsługi jak i spójność gromadzonych danych umożliwiającą lepszą analizę działania sklepów i serwisów. System umożliwił zarządzanie rozległą siecią placówek z jednego miejsca - dla
administratora i osób zarządzających sklepami nie ma większego znaczenia ilość placówek, wszelkie dane wymieniane są automatycznie a Zarząd dysponuje kompletem iinformacji pozwalających podejmować właściwe decyzje biznesowe.

Rozwój krok za krokiem

Sieć Feu Vert rozwija się, a równolegle rozwijany jest system obsługi kolejnym krokiem będzie wdrożenie funkcjonalności przechowalni opon, obsługiwanej całkowicie z poziomu systemu Asseco Safo ERP i w pełni zintegrowanej z magazynem centralnym. System sklepowy dostarczony przez Asseco Business Solutions wdrożony zostanie również w należącej do Feu Vert drugiej sieci - serwisach Feu Vert Car Service.