Internetowy System Sprzedaży w firmie TRYUMF

Potrzeby biznesowe
TRYUMF współpracuje z ponad 13 tys. odbiorców w Polsce i 20 krajach. W 2007 roku firma TRYUMF wdrożyła system Asseco Softlab ERP obsługujący m.in. zarządzanie logistyką i sprzedażą, produkcją, finansami i księgowością, relacjami z klientem oraz HR.

„Na etapie selekcji oprogramowania ERP dokonaliśmy wyboru firmy, która sprosta naszym oczekiwaniom. Potrzebowaliśmy narzędzia, które będzie odzwierciedlało naszą specyfikę i wspierało specyficzne, niestandardowe procesy biznesowe oraz partnera, który będzie nas wspomagał swoją wiedzą i doświadczeniem” – mówi Krystian Siembida, DBA w firmie TRYUMF.

Produkty firmy TRYUMF dostępne są także poprzez Internet.

„Od kilku lat posiadamy sklep internetowy, poprzez który oferujemy nasze produkty, jednak w ubiegłym roku zdecydowaliśmy o zmianie oprogramowania na zapewniające większą funkcjonalność” – mówi Krystian Siembida.

Wdrożenie ISS
Aby usprawnić współpracę z partnerami i wykorzystać potencjał Internetu, stworzono Internetowy System Sprzedaży w pełni zintegrowany z systemem Asseco Softlab ERP. Wdrożenie prowadzone było od marca 2008 do marca 2009 r. Dzięki jego możliwościom produkty TRYUMF są łatwo dostępne i można je szybciej zamawiać. Znacznie ograniczone zostały zbędne czynności związane z obsługą faksów, faktur, listów przewozowych i telefonicznego sprawdzania przez klientów dostępności towaru.

Integracja i automatyzacja
Internetowa oferta TRYUMF zawiera pełny asortyment nowoczesnego magazynu o wielkości 10 000 m3. Przesyłki dostarczane są do dowolnego miejsca w Polsce w ciągu 24 godzin, a dzięki integracji z systemem śledzenia przesyłek kurierskich klient ma dostęp do informacji, na jakim etapie realizacji znajduje się jego zamówienie.
 
Sprawna obsługę zarejestrowanych zamówień zapewnia system Asseco Softlab ERP odpowiedzialny za zarządzanie i automatyzację procesów logistycznych w łańcuchu dostaw. A zastosowanie rozwiązań mobilnych pozwoliły na usprawnienie zarządzania magazynem wysokiego składowania oraz procesów przyjęć i dostaw.

Dzięki integracji z systemem ERP działu grawerskiego, wyposażonego w najnowszej generacji grawerki komputerowe i laserowe, piaskarki i maszyny wspomagające, możliwe było usprawnienie i zautomatyzowanie produkowania etykiet i nadruków na trofeach zgodnie z zamówieniami klientów. „Obsługa przez Internet pozwala klientowi nie tylko wybrać trofeum, lecz także określić grawerowany na nim napis poprzez wpisanie go do formularza” – twierdzi Krystian Siembida. - „Zmniejsza to ryzyko pomyłki i liczbę reklamacji klientów”.

System pozwala na prezentację pełnej oferty, umożliwia także rejestrację partnerom, sprawdzenie statusu zamówień, weryfikację rozrachunków, śledzenie procesu reklamacji itd. Wielojęzyczność systemu ISS pozwoliła na znaczne usprawnienie komunikacji z partnerami zagranicznymi. Obecnie nie tylko zamówienia, lecz także cały proces reklamacji można wykonać przez Internet. „Już teraz od 30 do 40% naszych miesięcznych zamówień dokonywanych jest za pośrednictwem Internetu” – wyjaśnia Krystian Siembida. - „Na koniec roku oczekujemy, że ok. 70% wszystkich transakcji prowadzonych będzie poprzez ten kanał sprzedaży”.

Korzyści biznesowe
Możliwość dostępu do serwisu ISS bez autoryzacji pozwala na prezentację rozległej oferty firmy również nowym, potencjalnym klientom, a zastosowana nowoczesna technologia oraz estetyczny i funkcjonalny interfejs ułatwiają tworzenie zamówienia i zachęcają do korzystania.

Najwięcej na nowym rozwiązaniu zyskali dotychczasowi kontrahenci firmy TRYUMF, uzyskując możliwość tworzenia szybkich zamówień, sprawdzania historii i wydruk faktur. Przy większych zleceniach system automatycznie przelicza zamówiony asortyment klienta na kartony, tworząc jednocześnie listę pakową, ułatwiającą później znalezienie konkretnego przedmiotu w przesłanych paczkach. „Wspólne oprogramowanie ERP dla wszystkich naszych oddziałów i możliwość pracy zdalnej pozwoliły na usprawnienie obiegu informacji a zastosowanie serwisu Internetowego poprawiło komunikację z klientami” – mówi Krystian Siembida.
W wyniku centralizacji wielu funkcji w systemie Asseco Softlab ERP firma TRYUMF ograniczyła również zużycie energii, a dzięki przejściu na pracę terminalową realizuje ideę biura bez papieru, co ma pozytywny wpływ na środowisko naturalne. „Asseco Business Solutions zaoferowało nam kompleksową pomoc przy wdrożeniu oprogramowania, jak również wspierało nas w konfiguracji sprzętu oraz zapewniło dobry serwis za rozsądne pieniądze” – podsumowuje Krystian Siembida.

Zastosowanie nowoczesnych technologii informatycznych pozwoliło firmie TRYUMF poprawić obsługę klientów i znacznie obniżyć koszty. Efekty tych wysiłków zostały dostrzeżone przez autorytety zajmujące się biznesem i pozwoliły uzyskać firmie prestiżowe wyróżnienia: tytuł Lidera Rynku w Polsce w branży trofeów sportowych, wyróżnienie w rankingu „WEHIKUŁ CZASU” Gazety Prawne oraz wyróżnienie w rankingu DIAMENTY FORBESA 2008.

*) Jak rozwijać firmę mimo kryzysu - ERP i Internetowy Kanał Sprzedaży - Case study opublikowane przez Magazyn System