Mobile Dystrybutor – system mobilny na polskim rynku dystrybucji produktów FMCG

Klient który zdecydował się na wdrożenie systemu Mobile Dystrybutor jest firmą handlową zajmującą się przede wszystkim handlem hurtowym i detalicznym artykułami spożywczymi. Firma posiada swoje magazyny w kilkudziesięciu miastach Polski, a zasięgiem działania obejmujemy prawie 1/2 część powierzchni naszego kraju. Klient ten jest jedną z największych firm handlowych o polskim kapitale. Zatrudnia łącznie ponad 1000 pracowników, z czego 150 to przedstawiciele handlowi, bezpośrednio obsługujący detaliczne punkty sprzedaży.

Firma podjęła decyzję o wdrożeniu systemu mobilnego, którego zadnie byłoby wspieranie pracy przedstawicieli handlowych. Wybrany został system EBI Mobile (obecnie Mobile Dystrybutor). Jest to system zaliczany do kategorii rozwiązań SFA (Sales Force Automation). Jego podstawowym zadaniem jest obsługa funkcji sprzedażowych - a więc umożliwienie zbierania zamówień oraz ich elektroniczna dystrybucja do systemów fakturujących, dostęp użytkowników do danych na temat stanów magazynowych produktów (w tym realizowane w trybie on line, bazodanowe potwierdzanie dostępności określonych produktów), dostęp do aktualnych informacji na temat zaległości płatniczych czy historii zakupów klienta. Ponadto Mobile Dystrybutor umożliwia realizację szeregu funkcji okołosprzedażowych, w tym rozliczeń z klientem, wydań materiałów promocyjnych, realizację wymian, przecen, zwrotów oraz zbieranie danych na temat potencjału rynkowego poszczególnych sklepów czy też kanałów sprzedaży.

Pierwszym etapem wdrożenia było przeprowadzenie procesu analizy potrzeb przyszłych użytkowników w zakresie oczekiwanej funkcjonalności systemu. Szczególnie dużo uwagi poświęcono kwestiom związanym z ergonomią interfejsu oraz szybkością pracy mobilnej części aplikacji. Było to związane z koniecznością pracy przedstawicieli handlowych na bardzo szerokiej liście asortymentowej, obejmującej kilkanaście tysięcy pozycji. W procesie tym aktywny udział brali przyszli użytkownicy aplikacji ze strony klienta. Wdrożenie systemu Mobile Dystrybutor realizowane było w sposób etapowy. System uruchamiany był kolejno w poszczególnych centrach dystrybucyjnych firmy. Także etapowo wprowadzane były do użytku poszczególne obszary funkcjonalne aplikacji. Wdrożenie systemu Mobile Dystrybutor objęło całą sieć przedstawicielską klienta, jak również kadrę zarządzającą, pracowników centrów dystrybucyjnych, odpowiedzialnych za koordynację procesu dystrybucji produktów.

Jednym z kluczowych założeń związanych z wdrożeniem systemu Mobile Dystrybutor była realizacja procesu integracji pomiędzy systemem mobilnym a systemami sprzedażowymi i magazynowymi klienta. Zastosowane mechanizmy integracyjne umożliwiają w pełni automatyczny, dwukierunkowy transfer danych pomiędzy systemami. Umożliwia to bieżącą aktualizację w systemie mobilnym danych dotyczących oferty produktowej, warunków cenowych, rabatów, promocji czy też stanów magazynowych - dostępności produktów, ponadto automatyzuje proces przyjęcia - realizacji zamówienia.

Przyjęty model wdrożenia od początku zakładał pełny outsourcing rozwiązania ze strony dostawcy systemu. Oznacza to, że zarówno za proces wdrożenia a następnie za utrzymanie systemu w ruchu odpowiada Asseco Business Solutions S.A. Pod potrzeby systemu Mobile Dystrybutor Asseco Business Solutions S.A. udostępnia więc infrastrukturę serwerową, komunikacyjną oraz świadczy stałe usługi administracyjne.