Wdrożenie w Wydawnictwie Naukowym PWN

Wydawnictwo z tradycjami - istniejące od 1951 roku Wydawnictwo Naukowe PWN, to jedno z najstarszych w Polsce wydawnictw i zarazem największe wydawnictwo specjalizujące się w literaturze naukowej, podręcznikach akademickich i szkolnych, wydawnictwach encyklopedycznych i słownikach. Jego nakładem ukazuje się około 500 książek rocznie. PWN prowadzi sprzedaż swoich wydawnictw zarówno bezpośrednio (poprzez sklep internetowy oraz telefoniczną sprzedaż wysyłkową), jak i przez sieć dystrybutorów.

Konieczność integracji systemu
Dotychczasowa ewidencja zdarzeń gospodarczych rejestrowana była w wielu niezależnych modułach (inny moduł dla każdego rodzaju działalności). Pozyskiwane z nich dane przenoszone były w formie zagregowanej do modułu księgowego. Mimo dobrego dostosowania każdego modułu do specyfiki obsługiwanej działalności, takie rozwiązanie miało wiele istotnych wad: gromadzone dane były niejednorodne, te same książki były oznaczane różnymi symbolami i konieczne było utrzymywanie mechanizmów tłumaczących. Problemem była również zawodność i brak możliwości rozwoju przyjętych rozwiązań oraz wysoki koszt utrzymania niezintegrowanych modułów.

Dla usprawnienia zarządzania i dalszego rozwoju firmy istotne stało się wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego, który będzie wspierał wszystkie obszary działalności i jednocześnie będzie zapewniał możliwość dostosowania go do specyfiki poszczególnych form działalności firmy. Istotnym wymaganiem stawianym przed nowym systemem była konieczność integracji z funkcjonującymi systemami zewnętrznymi obsługującymi: księgarnię Internetową, sprzedaż kontentów, sprzedaży B2B. Najistotniejszym obszarem tej integracji była współpraca z system obsługi głównego magazynu obsługiwanego przez zewnętrznego operatora logistycznego OSDW Azymut.

Wybór dostawcy
„Szukaliśmy systemu, który z jednej strony zapewni nam obsługę całości prowadzonej obecnie przez firmę działalności, a z drugiej będzie w stanie rozwijać się wraz z nami. Wybierając system byliśmy świadomi, że niezwykle istotne dla przebiegu wdrożenia jest doświadczenie dostawcy i jego znajomość rynku księgarskiego. A ponieważ z wybranym dostawcę wiążemy się na wiele lat szukaliśmy firmy która ma stabilną pozycję i dobre referencje.” – Andrzej Nadolski - Członek Zarządu, Dyrektor Finansowy.

Wdrożenie
Wybrany został system Asseco Softlab ERP dostarczany przez Asseco Business Solutions SA.

Zakres wdrożenia objął obszary: logistyki i sprzedaży, finansów i księgowości oraz controllingu. Wdrożona została również nowa wersja funkcjonującego już w Wydawnictwie Naukowym PWN modułu kadr i płac. W ramach wdrożenia zapewnione zostało automatyczne przenoszenie danych i księgowanie w module Finansowo-Księgowym oraz pełna wymiana informacji z systemami zewnętrznymi.

„Dzięki bardzo dużemu zaangażowaniu całego zespołu wdrożeniowego i wsparciu ze strony zarządu PWN udawało się na bieżąco rozwiązywać pojawiające się problemy. Dobra współpraca na etapie analizy i podczas realizacji projektu oraz dobrze zdefiniowane cele biznesowe ułatwiały zarządzanie zmianami w projekcie i w efekcie zapewniły osiągnięcie spodziewanych korzyści biznesowych” – podkreślił Jacek Chojnacki – Kierownik Projektu ze strony Asseco Business Solutions SA.

Zintegrowany system i jednorodne dane
Głównym celem wdrożenia było zintegrowanie systemu, zapewniające jednorodność danych bez względu na miejsce i sposób ich powstawania oraz sprawną, automatyczną współpracę z systemami zewnętrznymi. Dużym wyzwaniem było połączenie systemu z systemami zewnętrznymi przy jednoczesnym zapewnieniu integralności danych.

Wymagało to zaimplementowania rozwiązania, które pozwala na jednoznaczne tłumaczenie oznaczeń stosowanych w Księgarni Internetowej, magazynie zewnętrznym, kodów ofert drukowanych w wydawanych katalogach i ulotkach promocyjnych oraz indeksów magazynowych.

Integracja z księgarnią internetową
Głównym kanałem sprzedaży bezpośredniej jest Księgarnia Internetowa, w której rejestrowanych jest do kilku tysięcy zamówień klientów dziennie.

Zamówienia automatycznie przenoszone są do systemu Asseco Softlab ERP i kierowane do realizacji w systemie obsługującym zewnętrzny magazyn. Informacja o statusie realizacji zamówienia przekazywana jest zwrotnie do sklepu internetowego. Cały proces jest zautomatyzowany – zarówno wymiana danych jak i generowanie i drukowanie dokumentów związanych z realizacją sprzedaży oraz wysyłki zamówionych wydawnictw jest bezobsługowe.

Wsparcie sprzedaży wysyłkowej
Drugim kanałem sprzedaży bezpośredniej jest sprzedaż realizowana przez Dział Sprzedaży Wysyłkowej przyjmujący zamówienia klientów telefonicznie, faksem i poprzez e-mail. Klienci najczęściej zamawiają towary z wydawanych przez PWN katalogów i ofert promocyjnych. Promocją są w nich objęte zarówno pojedyncze wydawnictwa, jak i zestawy promocyjne składające się z kliku wydawnictw oznaczonych jednym kodem promocyjnym. Dzięki wprowadzeniu w systemie jednorodnego schematu generowania kodów promocyjnych, możliwe jest usprawnienie rejestrowania zamówień na zestawy promocyjne.
Po podaniu kodu zestawu system rejestruje w zamówieniu wszystkie jego składniki. Zarejestrowane zamówienia dalej obsługiwane są już przez system automatycznie, podobnie jak zamówienia z Księgarni Internetowej.

Płatności i rozliczenia
Przy sprzedaży hurtowej istotne było zapewnienie właściwej kontroli płatności i limitów handlowych oraz dodatkowych limitów ustalanych przez ubezpieczyciela dla sprzedaży z odroczonym terminem płatności. Wykorzystanie jednej bazy klientów i ujednolicenie oznaczeń pozwoliło na wdrożenie mechanizmów kontroli zarówno limitów handlowych jak i wynikających z ubezpieczenia transakcji bezgotówkowych.

Śledzenie i rozliczanie płatności wspomagane jest również przez mechanizm generowania unikalnych dla każdej transakcji rachunków bankowych. Po zarejestrowaniu zamówienia wyznaczany jest dla niego unikalny numer rachunku z udostępnionej przez bank puli numerów. Dzięki temu wszelkie płatności dotyczące zamówienia są grupowane i rozliczane automatycznie, natychmiast po imporcie elektronicznych wyciągów bankowych. W przypadku przedpłaty zarejestrowanie przelewu klienta automatycznie uruchamia zlecenie wydania zamówionego przez niego towaru z magazynu Azymut.

Zwroty i przeceny

Specyficznym dla rynku księgarskiego wymaganiem jest obsługa zwrotów. Dla dystrybutorów i księgarni podczas sprzedaży ustalany jest możliwy poziom zwrotu nie sprzedanych wydawnictw. Przyjęte zwroty kierowane są do prowadzonego przez firmę outsourcingową magazynu zewnętrznego, gdzie po zarejestrowaniu w obsługującym go systemie trafiają w postaci elektronicznej do systemu Asseco Softlab ERP. Rozliczenie każdego zwrotu wymaga skorygowania wcześniejszej sprzedaży. System pozwala na automatyczne dobieranie dokumentów do skorygowania uwzględniając historię wcześniejszych korekt i umożliwia wygenerowanie dokumentów korygujących. W szczególnych przypadkach możliwe jest również ręczne wybranie dokumentów do skorygowania.

Na rynku księgarskim często zdarzają się przeceny słabo sprzedających się pozycji. Po podjęciu decyzji o przecenie danej puli wydawnictw, zbierane są z księgarni dane o ilościach tych wydawnictw i na podstawie tych informacji system automatycznie generuje korekty cenowe do dokumentów sprzedaży.

Sprawne procesy, lepsza kontrola
Wdrożenie systemu Asseco Softlab ERP ujednoliciło i uporządkowało sposób pracy całego wydawnictwa w zakresie dystrybucji i sprzedaży książek. Dzięki zintegrowaniu systemu możliwe było ustalenie jednakowych dla całej firmy zasad pracy oraz wdrożenie mechanizmów kontrolnych, której to możliwości nie dawał system rozproszony, składający się z wielu niezależnych modułów.

Dzięki zastosowaniu zintegrowanego systemu liczne procesy uległy też uproszczeniu i stały się bardziej przejrzyste. Pozwoliło to na polepszenie poziomu obsługi klientów zarówno hurtowych jak i detalicznych.

„Wdrożony system Asseco Softlab ERP zapewnił lepszą kontrolę procesów biznesowych i wsparcie działalności operacyjnej firmy. Duże doświadczenie i elastyczność dostawcy ułatwiły płynne przejście na nowy system bez zatrzymania i zakłócania realizowanych procesów biznesowych” - podsumował wdrożenie Andrzej Nadolski, Członek Zarządu, Dyrektor Finansowy.

Rozwój
„Po udanym I etapie wdrożenia systemu Asseco Softlab ERP, działającego obecnie na ponad 40 stanowiskach w centrali, kolejnym etapem będzie wdrożenie oprogramowania Asseco Business Solutions w księgarniach i kolejnych firmach z Grupy Wydawniczej PWN. Prace nad tymi projektami już się rozpoczęły” - mówi Arkadiusz Hanszke, Dyrektor IT w Wydawnictwie Naukowym PWN S.A.