Pełna integracja modułu z pozostałymi elementami systemu Asseco Softlab ERP pozwala na korzystanie z informacji o kontaktach oraz szybką i efektywną współpracę z klientami.

Przy tworzeniu modułu CRM został położony nacisk nie tylko na stworzenie rozwiązania zaawansowanego technologicznie, wydajnego i rozwojowego, ale przede wszystkim na ergonomię i przyjazne, intuicyjne użytkowanie.


Zakres funkcjonalny

Kartoteka Kontrahentów

Podstawowym elementem modułu CRM jest rozbudowana kartoteka kontrahentów, wspólna dla wszystkich modułów systemu Asseco Softlab ERP, wzbogacona o wiele dodatkowych słowników z informacjami szczegółowymi. Oprócz podstawowych danych o klientach, jak nazwa, adres czy NIP i Regon, można w niej zarejestrować informacje pozwalające na dokonywanie segmentacji kontrahentów wg: branży, priorytetu, grupy klasyfikacji czy źródła pozyskania. 

Można również określić kategorie podmiotów (np. dostawca, odbiorca, pracownik, handlowiec, itd.). Informacje te mogą być używane do szybkiego przeszukiwania bazy Kontrahentów za pomocą standardowych mechanizmów filtracji danych. W kartotece możliwe jest stworzenie pól dodatkowych dowolnego typu i podłączenie do nich słowników lub reguł sprawdzania poprawności danych.

Słowniki szczegółowe

Kartoteka kontrahentów wzbogacona jest o dane szczegółowe. Są to zarówno proste słowniki rozszerzające informacje o kliencie, jak i słownik zawierający przyporządkowanie do klienta danych takich jak NIP w UE, słownik rachunków bankowych kontrahenta, słownik adresów kontrahenta (pozwalający zapisać oprócz miejsca rejestracji firmy i adresu do korespondencji wiele miejsc wysyłki/odbioru). 

Kartoteka zawiera również słowniki o bardziej rozbudowanej funkcjonalności. np słownik historii danych adresowych , słownik ról kontrahenta, słownik warunków handlowych jak również słownik pozwalający rejestrować blokady dla klienta. Możliwość podłączenia kontrahenta pod wiele niezależnych grup pozwala tworzyć raporty obejmujące współpracę z klientem w różnych aspektach. Dla kontrahenta zdefiniowana jest także lista osób z przyporządkowanymi do niej stanowiskiem i kontaktami.

Obsługa reklamacji

Mechanizm obsługi reklamacji pozwala zarejestrować sprawę reklamacyjną ze wskazaniem na klienta, dokument sprzedaży lub umowę, bądź konkretny towar. Pozwala to szybko wyszukiwać reklamacje zgłaszane przez danego kontrahenta lub dla danej kartoteki towarowej.

W systemie zarejestrowane są zarówno informacje o tym czego reklamacja dotyczy (opis wad itp.), jak i żądania klienta oraz sposób realizacji reklamacji. Rejestrowana historia reklamacji i wpisy do słownika kosztów związanych z jej załatwieniem pozwalają uzyskać pełen obraz sprawy.

Kartoteka dokumentów

System umożliwia rejestrowanie, przechowywanie i zarządzanie dostępem do wszystkich dokumentów zarówno docierających do firmy, jak również powstających wewnątrz firmy. Każdy z dokumentów ma typ, właściciela, datę wpływu, źródło pozyskania oraz kontrahenta, od którego pochodzi lub którego dotyczy. 

Dokumenty w postaci elektronicznej mogą być przechowywane w ustalonej lokalizacji sieciowej lub też bezpośrednio w bazie danych (zapewnia to wysokie bezpieczeństwo danych, dostępność zaś nie jest limitowana dostępnością serwera plików).

Wspólne korzystanie z dokumentów

Dla dokumentów edytowalnych system oferuje pełny mechanizm obsługi wersji, a w tym: pobranie wersji do edycji z blokadą edycji dla innych użytkowników i zapisanie nowej wersji. Dla dokumentów powstających wewnątrz firmy system umożliwia przechowywanie wzorców, od których rozpoczynana będzie edycja nowego dokumentu. 

Dokumenty umieszczone są w hierarchicznej strukturze segregatorów, które mogą reprezentować fizyczne obiekty lub ułatwić odnalezienie dokumentu. Dla poszczególnych dokumentów można definiować prawa dla poszczególnych użytkowników lub ich grup, ograniczające prawa użytkowników zdefiniowane na poziomie segregatora. Dla dokumentów zapisywana jest ich cała historia - zarówno fakt zarejestrowania kolejnej wersji czy zmiany statusu dokumentu jak też historia pobrań, która pozwala łatwo sprawdzić kto i kiedy z danego dokumentu korzystał.

Ankiety

Mechanizm ankiet umożliwia tworzenie bazowej listy pytań (pogrupowanej według typów ankiety w celu prostego wyszukiwania). Dla pytań można zdefiniować typ, ustalić listę możliwych odpowiedzi lub zdefiniować, który słownik systemu zawiera listę odpowiedzi. Można również zdefiniować pytanie jako otwarte, bez listy odpowiedzi oraz udostępnić pole na uwagi.

Z listy bazowej pytania mogą być przydzielane do wzorów ankiet, z określeniem ich kolejności w ankiecie. Ankieta może być powiązana z kampanią marketingową oraz klientem albo daną osobą. Podczas wprowadzania odpowiedzi w ankiecie uruchamiane są mechanizmy kontroli. Rozbudowany mechanizm analizy ankiet pozwala selekcjonować kontrahentów, których wyniki ankiet spełniają określone warunki.

Osoby

Rozbudowany słownik pozwala na rejestrowanie informacji o osobach, z którymi kontaktuje się firma. Możliwe jest przyporządkowanie do osoby jej funkcji u kontrahenta, wielu różnych kontaktów (adresy e-mail, telefony), adresów pocztowych, ról osoby (np. kandydat do pracy), powiązania z zadaniami i dokumentami.

Dokumenty kontrahenta

Jednym ze słowników szczegółowych, jest słownik zawierający informacje o dostarczonych dokumentach klientów,  między innymi informacje o typie dokumentu, datach ważności i podstawowych jego cechach oraz pozwalający na dodanie załącznika w formie elektronicznej.

Korespondencja

Zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą ułatwia słownik pozwalający powiązać ją z kontrahentem i konkretną osobą w firmie klienta oraz z osobą i działem własnej firmy. Możliwe jest przypięcie do korespondencji załączników w formie elektronicznej, zapisywanych w kartotece dokumentów.

Rejestracja zdarzeń

W systemie rejestrowane są wszystkie kontakty firmy ze światem zewnętrznym. W tym miejscu rejestrowane są na przykład kontakty z klientami, oferty potencjalnych dostawców, zgłoszenia do serwisu itp. Każde zdarzenie ma określony typ, który wyznacza ścieżkę obsługi tego zdarzenia.

Korespondencja seryjna

System umożliwia generowanie korespondencji seryjnej w postaci wiadomości e-mail lub serii wydruków, pozwalając na posługiwanie się wzorcami generowania pism opartymi na programie Microsoft Word®. Tworzone dokumenty mogą zawierać obiekty graficzne oraz tabele, które są wypełniane danymi z systemu (umożliwia to na przykład wysyłanie informacji o nowościach wraz ze zdjęciami produktów).

Kampanie marketingowe

Moduł CRM umożliwia również definiowanie kampanii marketingowych. Zaawansowany mechanizm ułatwia dopisanie do kampanii listy klientów lub osób, do których jest adresowana oraz definiowanie, jakie akcje będą wykonane w ramach danej kampanii. Rozwiązanie umożliwia dołączenie dokumentów oraz ankiet, generowanie korespondencji seryjnej oraz rejestrowanie wyników kampanii.


Co zyskasz wdrażając nasz system?

  • Poprawa jakości obsługi klienta oraz umocnienie pozytywnego wizerunku jako partnera biznesowego.
  • Szybki dostęp do wiarygodnych i aktualnych informacji na temat klientów firmy.
  • Ciągłość relacji z klientami, niezależnie od zmian osobowych w obsłudze po stronie firmy.
  • Możliwość prowadzenia kampanii marketingowych dla klientów.
  • Uporządkowane relacje z kontrahentami i dostęp do całej historii kontaktów z klientem w jednym miejscu.
  • Dostęp do historycznych danych i dokumentów związanych z kontaktami z danym kontrahentem.
  • Efektywniejsze zarządzanie i mniej kosztowna obsługa bazy kontrahentów.
  • Automatyczna obsługa reklamacji.