Stały dostęp do wybranych funkcjonalności pozwala na wyeliminowanie wersji papierowych dokumentów wymienianych między dostawcą i odbiorcą, zapewniając zgodność z aktualnymi przepisami prawnymi.

System Asseco Softlab ERP pozwala na wydajne wykorzystanie e-Dokumentów, umożliwiając liczne usprawnienia w tym zakresie i obniżenie kosztów komunikacji z partnerami biznesowymi oraz urzędami.


 

Zintegrowany z systemem Asseco Softlab ERP moduł e-Deklaracji przeznaczony jest zarówno dla przedsiębiorstw jak i firm zajmujących się księgowością dla swoich partnerów.

Dzięki jego wykorzystaniu usługobiorca może w łatwy i bezpieczny sposób dostarczać do urzędów deklaracje rozliczeniowe.

E-deklaracje - regulacje prawne

Od 1 stycznia 2008 r. możliwe jest składanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną poprzez portal internetowy Ministerstwa Finansów. Na portalu tym znajdują się interaktywne formularze podatkowe wraz z instrukcją, które po wypełnieniu i opatrzeniu bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie można przesłać do systemu.

Podpis elektroniczny złożony pod e-deklaracją przy użyciu takiego zestawu ma moc prawną bezpiecznego podpisu elektronicznego równoważnego podpisowi własnoręcznemu.

Do składania e-deklaracji niezbędne są:

  • Certyfikat kwalifikowany.
  • Karta kryptograficzna.
  • Czytnik kart.

 


Najważniejsze funkcje modułu e-Dokumenty

  • Wyeliminowanie wersji papierowych dokumentów miedzy dostawcą i odbiorcą zapewniając zgodność z ustawą o rachunkowości.
  • Szybkie kontrolowanie przepływu zamówień, reklamacji, faktur i specyfikacji do partnerów biznesowych, umożliwiając jednocześnie wymianę korespondencji związanej z dokumentami.
  • Utrzymanie i archiwizację e-dokumentów w Data Center Asseco Business Solutions z zapewnieniem najwyższego poziomu bezpieczeństwa (jako dodatkowa opcjonalna usługa).

 

Rozwiązanie e-Dokumenty umożliwia dostęp do danych i rejestrację dokumentów (np. składanie zamówień) z uwzględnieniem przewidzianych definiowanych w systemie Asseco Softlab ERP warunków handlowych i zastrzeżeń.

 


e-Faktury

W firmach wystawiających duże ilości faktur (np. rzędu kilku tysięcy miesięcznie) niezbędne jest zaangażowanie wielu osób w proces dostarczenia dokumentów (w tym faktur korygujących) do partnerów biznesowych.

W opcji rozszerzonej o usługę e-Archiwizacja dokumenty wygenerowane w systemie Asseco Softlab ERP są bezpośrednio po podpisaniu podpisem elektronicznym przekazywane do Data Center, gdzie mogą być archiwizowane i w prosty sposób przeszukiwane i sortowane. O umieszczeniu e - faktury w Data Center odbiorca jest powiadamiany drogą mailową.


e-Archiwizacja

E-archiwizacja zapewnia pełne bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów. Wszystkie dokumenty są przechowywane wraz z podpisem kwalifikowanym zgodnie z ustawą o rachunkowości przez okres pięciu pełnych lat od chwili powstania.

Pełną dostępność zarchiwizowanych dokumentów oraz wysokie bezpieczeństwo przechowywania zapewnia wykonywana codziennie „kopia zapasowa" oraz wdrożona procedura „disaster recovery" eliminujące ryzyko utraty danych. Dostęp zarówno dla partnerów jak usługobiorcy jest uwierzytelniany i możliwy 24 godz./dobę przez 7 dni w tygodniu.


Podpis elektroniczny

Konstrukcja podpisu elektronicznego bazuje na algorytmach szyfrowania z kluczem publicznym. Podstawą działania tego typu szyfrów są dwa klucze: klucz prywatny oraz klucz publiczny. Dla zachowania bezpieczeństwa klucz prywatny musi pozostać pod wyłączną kontrolą jego właściciela, zaś klucz publiczny wraz z informacjami o właścicielu, w postaci certyfikatu klucza publicznego jest udostępniany wszystkim zainteresowanym.

W dużym uproszczeniu do składania podpisów elektronicznych wykorzystuje się klucz prywatny, zaś do weryfikacji podpisu można użyć tylko i wyłącznie klucza publicznego pochodzącego z danej pary. Dzięki tej własności podpis elektroniczny pozwala jednoznacznie ustalić autora podpisanego dokumentu.

 

Zalety korzystania z podpisu elektronicznego:

Unikalność

Każdy dokument elektroniczny posiada unikalny podpis elektroniczny ściśle związany z danym dokumentem. Nie można zatem podpisu elektronicznego przygotowanego dla danego dokumentu dołączyć do innego dokumentu. Taka manipulacja zostanie wykryta w momencie weryfikacji podpis elektronicznego.

Niezaprzeczalność

Tylko osoba posiadająca dane służące do składania podpisów, czyli tzw. klucz prywatny korespondujący z danymi zawartymi w certyfikacie mogła wygenerować podpis elektroniczny pod danym dokumentem. Dzięki temu podpis elektroniczny zapewnia bezpieczną i pewną komunikację w sieci internetowej.


Integralność

Jakakolwiek zmiana dokumentu opatrzonego podpisem elektronicznym zostanie automatycznie wykryta w momencie weryfikacji przez odbiorcę podpisu elektronicznego dołączonego do dokumentu. W przeciwieństwie do podpisu własnoręcznego weryfikację podpisu elektronicznego wykonuje się w aplikacji i nie wymaga żadnej specjalistycznej wiedzy.

Potwierdzenie tożsamości

Dane osoby składającej podpis elektroniczny zawarte w certyfikacie zostały potwierdzone przez podmiot świadczący usługi certyfikacyjne. Jeżeli podpis elektroniczny został pozytywnie zweryfikowany, mógł on zostać złożony jedynie przez osobę wskazaną w certyfikacie, która posiadała klucz prywatny tworzący z danym kluczem publicznym jedną parę.


Co zyskasz wdrażając nasz system?

  • Ułatwienie Partnerom współpracy - trwałe związanie miedzy Partnerami Biznesowymi.
  • Innowacyjność rozwiązania i zwiększenie konkurencyjności Usługobiorcy na rynku.
  • Oszczędność ok. 1,50 zł na wysyłanym dokumencie.
  • Krótki czas przekazywania dokumentów.
  • Wyeliminowanie możliwości przekazania dokumentów w niepowołane ręce.
  • Brak dokumentów papierowych, podatnych na zniszczenie i zagubienie.
  • Łatwe i szybkie wyszukiwanie żądanych dokumentów.
  • Możliwość bezobsługowej współpracy.