Rozwiązanie pozwala generować reklamacje zbiorcze do dostawców na podstawie wielu reklamacji od odbiorców i przedsprzedażnych.

Możliwości modułu obejmują całościową obsługę ww. dokumentów, zarówno w odniesieniu do odbiorców jak i dostawców.


 

 

Moduł posiada pełną gamę funkcji związanych z modyfikowaniem i usuwaniem dokumentów reklamacji oraz ich wydrukiem, rejestracją dowolnych załącznikówwysyłaniem do zainteresowanych podmiotów.

Moduł Reklamacje w pełni współpracują z modułem Logistyka i Sprzedaż. Umożliwia to, poprzez odpowiednią konfigurację, generowanie odpowiednich dokumentów magazynowych przyjmujących lub wydających towar z magazynu reklamacji oraz korekt do dokumentów sprzedaży na podstawie których zarejestrowano reklamację.

Moduł Reklamacje umożliwia wszechstronną obsługę dokumentów reklamacji, w szczególności takich jak:

  • zgłoszenia reklamacji,
  • przyjęcia reklamacji,
  • przekazania do wyjaśnienia,
  • rozpatrzenie reklamacji,
  • realizacja reklamacji,
  • zakończenie reklamacji,

Zakres funkcjonalny

Identyfikacja dokumentów sprzedaży

Moduł Reklamacje pozwala na łatwą identyfikację dokumentów sprzedaży, które są podstawą do przyjęcia i obsługi reklamacji klienckiej.

Rejestrowanie niezbędnych danych

Rejestrując nową reklamację użytkownik ma możliwość wprowadzenia wszystkich potrzebnych do prawidłowej obsługi reklamacji danych.

Odpowiednie przechowywanie (identyfikacja) zwracanych towarów

W momencie składania reklamacji system ma możliwość rejestrowania partii zwracanego towaru. Pozwala to np. na wydruk odpowiednich etykiet reklamacyjnych ułatwiających śledzenie towaru bądź na przedstawienie pełnej dokumentacji zakupu do dostawcy.

Zestawienia pozwalające na wszechstronne analizy

System udostępnia szereg analiz pozwalających na otrzymanie pełnych informacji dotyczących dokumentów reklamacji, w szczególności najbardziej reklamowanych towarów, reklamacji przeterminowanych, uznanych, odrzuconych, kosztów obsługi reklamacji, itp.

Rejestrowanie przebiegu obsługi reklamacji od strony klienta i dostawcy

Proces obsługi reklamacji odbywa się poprzez nadawanie odpowiednich statusów dokumentom reklamacyjnym. Rejestrowana jest również historia zmian tych statusów. Dzięki temu w systemie dostępna jest on-line cała historia zgłoszenia. Dodatkowo, istnieje możliwość generowania specyficznych wydruków (przyjęcie, uznanie, odmowa) na podstawie nadanych statusów.

Możliwość wykorzystania elektronicznej wymiany danych

Obecnie wielu klientów i dostawców korzysta z systemów elektronicznej wymiany danych. Istnieje możliwość skonfigurowania odpowiednich interfejsów pozwalających na przyjmowanie i wysyłanie odpowiednich komunikatów ułatwiających generowanie dokumentów reklamacji w systemie lub przesyłania odpowiednich informacji do klientów i dostawców.

Łączenia reklamacji klienckich i przedsprzedażnych w paczki oraz rejestrowanie i śledzenie ich statusów

Reklamacje klienckie i przedsprzedażne na towary do jednego dostawcy mogą być w łatwy sposób łączone w paczki - reklamacje do dostawcy. W ten sposób każda reklamacja może być obsługiwana jednocześnie i niezależnie od strony klienta i od strony dostawcy.

Wyszukiwanie i kontrola reklamacji nie obsłużonych w odpowiednim czasie ze względu na tryby zgłoszenia

Wbudowana funkcjonalność umożliwiająca łatwe wyszukiwanie dokumentów „zagrożonych" ze względu na termin obsługi, w zależności od trybu reklamacji (gwarancja, niezgodność towaru z umową) z możliwością konfiguracji terminu na odpowiedź

Możliwość rejestracji i obsługi reklamacji towaru do dostawcy zanim zostanie on sprzedany

Poza reklamacjami zgłaszanymi przez klientów istnieje możliwość rejestracji i obsługi wg oddzielnej ścieżki dokumentów związanych ze stwierdzeniem usterki w magazynie sprzedającego. Pozwala to na zgłaszanie do dostawcy wad towarów nie odkrytych podczas przyjęcia dostaw lub powstałych na skutek składowania w magazynie.

Prawidłowa ocena i kontrola zasadności reklamacji oraz zapisanie w systemie wszelkich faktów z tym związanych

Do każdego dokumentu reklamacji istnieje możliwość przypisania i podglądu dowolnych plików zewnętrznych (tekstowe, zdjęcia, Word, Excel, avi itp.). Dzięki temu mogą być rejestrowane wszystkie specyficzne dane techniczne, normy, ekspertyzy, instrukcje, homologacje i dopuszczenia wadliwego towaru.

Współpraca z modułami magazynowym i sprzedażowym systemu ERP

Odpowiednia konfiguracja modułu pozwala na automatyczne generowanie dokumentów magazynowych rejestrujących przyjęcie i wydanie towarów w związku np. z wysłaniem towaru do dostawcy. Podobnie, w przypadku uznania reklamacji istnieje możliwość automatycznego generowania korekty do dokumentu sprzedaży na podstawie którego przyjęto zwrot.

Łatwa konfiguracja procesów związanych z reklamacjami

Użytkownik systemu może samodzielnie modyfikować formy zgłoszenia, oczekiwane wyniki, tryby, sposobu dostawy, itp.. Ponadto dostępna jest możliwość łatwej konfiguracji kolejnych statusów reklamacji. jak również takie skonfigurowanie procesu aby można było wielokrotnie obsługiwać dowolną reklamację w przypadku, gdy klient nie zgodził się z odmową jej uznania.

Łatwy i szybki kontakt z klientami mający na celu bieżące informowanie ich o statusie zwrotu/reklamacji

Aplikacja posiada możliwość automatycznego powiadamiania klientów o istotnych faktach związanych z realizacją zwrotu lub reklamacji poprzez wysyłanie e-maili wg odpowiednich dla danego statusu dokumentu szablonów.


Co zyskasz wdrażając nasz system?

  • Możliwość elastycznej konfiguracji i rozbudowy procesów
  • Uporządkowanie magazynów reklamacyjnych i pełna kontrola stanów reklamowanych towarów.
  • Łatwe zarządzanie procesem rejestracji i obsługi reklamacji.
  • Łatwa wymiana informacji z dostawcami i klientami.
  • Możliwość śledzenia reklamowanych partii.
  • Duże bezpieczeństwo danych dzięki zastosowaniu w budowie aplikacji nowoczesnych technologii.
  • Natychmiastowy dostęp do informacji dotyczących statusu reklamacji.
  • Obniżenie i kontrola kosztów związanych z obsługą reklamacji.
  • Dostęp do bieżących danych poprzez wbudowane analizy.
  • Wyższa jakość obsługi klientów.